KLF:s interna nyhetsblogg

Arkiv för kategorin „Sekretariat och arkiv“

I KLF:s månadsrapporter kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RYC där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Lena Andersson på kommunarkivet. Foto: Lena Hammarbäck

I  KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för november 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.
Månaden har till stor del präglats av extra arbetsinsatser relaterade till de allmänna valen. Sålunda har sekretariatet medverkat till det konstituerande fullmäktigesammanträdet den 1 november samt tillsammans med fullmäktiges presidium planerat och genomfört heldagssammanträde den 15 november med ställningstagande till övergripande planering med budget. Arbetsinsatserna har bland annat omfattat upprättande av nya placeringslistor och uppropslistor.

Vidare har mycket tid gått åt till beredning av alla valärenden som ska behandlas vid fullmäktiges decembersammanträde.

Lördagen den 13 november hölls Arkivens dag i hela Sverige och i grannländerna. I Katrineholms kommun gjorde vi utställningar på två teman: Barnträdgård-Barnstuga och Brandcorps-Reguljär brandkår. Vi hade visning av arkivet och serverade kaffe/te och kakor. Besökarna kunde också titta på äldre bilder och dagstidningar och ställa förfrågningar, som besvarades efteråt. Dagen blev mycket positiv med cirka 90-100 glada och nyfikna besökare. De flesta stannade flera timmar, drack kaffe och pratade, förutom att de tittade på utställningen. En mycket lyckad dag tyckte många, liksom vi som jobbade den dagen. Informationsavdelningen marknadsförde dagen på ett mycket bra sätt.

Under månaden har sekretariatet genomfört utbildning för nya användare i Lex samt fortsatt orientera sig om alternativa ärende- och dokumenthanteringssystem.

Kontoret har också fortsatt arbeta med introduktionen av det nya ID-kortet för säker inloggning till i första hand sjukvårdens IT-system (SITHS) samt deltagit i nätverksträff för SITHS-användare.

I övrigt har sekretariatet förberett och genomfört verksamhetsplanering för 2011.

Utdelning av förtjänsttecken. Foto: Lena Hammarbäck

I  KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för oktober 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Sekretariatet kan rapportera följande kring oktober månad. Arkivet har bland annat bedrivit tillsyn av socialnämnden och ekonomikontoret. Studiebesök och uppsatshandledning för elever från Duveholmsskolan, liksom planering för Arkivens dag hör till de uppgifter som engagerat i oktober.

Lördagen den 16 oktober genomfördes medaljutdelningen, d.v.s. utdelning av förtjänsttecken och hedersgåvor till anställda med minst 25 års anställning och för förtroendevalda med 20 års uppdrag bakom sig. Månaden präglades av förberedelser och intensivt arbete inför denna dag, som blev mycket uppskattad och lyckad!

Vidare har medarbetare har deltagit i registratorsforum, samverkansträff för ärende- och dokument­hanteringssystemet Lex samt kompetensutveckling gällande användning av förtroende­mannaregistret TROMAN. Sistnämnda i syfte att förbättra kunskaperna kring arbete med nya nämnd­sammansättningar och ny mandatperiod.

Under månaden har arbetet med att anskaffa en publiceringsmodul för diariet med tillhörande handlingar fortsatt. En förutsättning för att få en fungerande publiceringsmodul är att LEX uppdateras till den senaste versionen och det är beställt från IT-kontoret. Den grundinställning som måste användas inledningsvis innebär att endast diariet publiceras, dvs. handlingens datum, vilken typ av handling, om den är inkommer eller upprättad, avsändare eller mottagare och ärendemening. Skälet är de restriktioner som finns i personuppgiftslagen (PuL). Det är på detta sätt de kommuner som publicerar sitt diarium gör. Själva publiceringen kan läggas in med ett dygns fördröjning då vissa handlingar kan bifogas i PDF.

I  KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för september 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Kommunsekretariatet har fullföljt planeringen av och genomfört de allmänna valen den 19 september. Arbetet sker på uppdrag av valnämnden och i samverkan med staben. Det noteras att andelen förtidsröster ökar och att det tar längre tid än förut för valdistrikten att hinna räkna samman och rapportera resultaten.

Registrator har som ett led till att kunna fungera som PuL-ombud deltagit i en PuL-utbildning.

Kommunarkivet har genomfört tillsyn inom vård- och omsorgsförvaltningens ansvarsområde samt bistått ekonomikontoret med översyn av dokumenthanteringsplan. Vidare har arkivet inlett planeringen av Arkivens dag i november.

I övrigt har planeringen fortsatt inför utdelningen av hedersgåvor till anställda och förtroendevalda den 16 oktober.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Ett projekt som pågår även under sommaren är att ordna och omförteckna fotografier som lånades under 2000-ca 2002 i samband med bokprojektet Katrineholms Historia. Dessa lämnades liggande i travar utan att man hade angett respektive signum för att kunna återföra bilderna till rätta volymer. Även andra bilder har under åren lånats utan angivande av signum Bilderna förtecknas nu in i nya nummerserier där även nytillkomna bilder förtecknas. Det är ett tidskrävande arbete som kräver stor noggrannhet.

En uppföljning har skett gällande de word-mallar som uppdaterats under året. Det har visat sig att vissa av mallarna behöver korrigeras.

Inom ramen för förvaltningens ansvar att effektivisera administrationen har kommunsekretariat och stab tillsammans med informationskontoret arbetat med en översyn och uppdatering av Skrivhjälpen.

Förberedelserna inför de allmänna valen i september har fortskridit och organisatio­nen i valdistrikten har färdigställts. De vallokaler som används är inbokade och registrerade i valdatasystemet. Organisationen för förtidsröstningen och institutions­röstningen den 12 september blev färdigställd under juni. Planeringen inför utbildning av valförrättare har fullföljts.