KLF:s interna nyhetsblogg

Lots® processen

Många anställda på kommunledningsförvaltningen känner till att Lots® är den metod vi använder när vi verksamhetsplanerar. Du som nyligen anställts har kanske ännu inte deltagit vid verksamhetsplanering eller vid något annat tillfälle där Lots®metoden använts. Här kommer en kortare presentation av Lots®, om du är nyfiken och vill veta mer klickar du på länken nedan.

Lots®är en förkortning av LOgiskt TillvägagångsSätt. Metoden innehåller ett antal delprocesser som på ett logiskt och praktiskt sätt bygger på varandra och skapar en helhet som bidrar till att vi inte missar viktiga detaljer. I bilden bredvid finns de olika delprocesserna. En Lots® process börjar alltid med delprocessen Ärende och avslutas med delprocessen Uppföljning. På kommunledningsförvaltningen finns det sex Lots® coacher och med start idag kommer vi att reflektera över de inledande fyra första stegen i Lots® processen under fyra veckor framöver. Detta för att öka kunskapen om processen inför verksamhetsplaneringen i november.

Vår förhoppning med reflektionerna är att dela med oss av vår kunskap kring Lots® och att vi alla, genom den nya bloggen, kan ha en gemensam dialog kring Lots® och de fyra stegen inför verksamhetsplaneringen.

Att kommunicera våra utmaningar och problem via KLF:s interna nyhetsblogg tror vi kan vara ett steg på vägen till nya och bättre lösningar – vi är alla en enhet tillsammans!För mer information om Lots se deras webbplats. Du är också välkommen att kontakta oss direkt för att få mer information om Lots®.

//Kommunledningsförvaltningens Lots®-coacher

Elin Bergfeldt – elin.bergfaldt@katrineholm.se
Jenny Bolander – jenny.bolander@katrineholm.se
Mattias Jansson – mattias.jansson@katrineholm.se
Anna Johansson – anna.johansson@katrineholm.se

Lotscoacherna Sigrid Perlman och Lina Widlund är föräldralediga.

Ärende

Lots® process börjar som vi nämnde tidigare alltid med delprocessen Ärende. Ett ärende är det vi just nu ser som viktigt att reflektera över och besluta om för en positiv utveckling framöver. Det kan till exempel röra ett problem, en utmaning, en dagordning för ett kommande möte eller hur kommunledningsförvaltningen leder uppföljningen av kommunens verksamheter.  Det första steget i Lots® är därför att definiera och komma överens om ärendet. Vi, processledare, brukar säga att det är värt att lägga ner tid på att definiera ärendet. Ofta har vi redan när vi ser problemet en lösning i åtanke. Genom att ställa frågan varför hjälper processteget oss att se alternativa lösningar på problemet/utmaningen och att kanske se den egentliga frågan.

En aktuell utmaning kan vara hur vi ska svara snabbare i telefonen. Varför? För att de som söker oss ska vara glada när de har talat med oss. Om vi tänker oss det senare ärendet så påverkar det mig på ett helt annat sätt än formuleringen att svara snabbare i telefonen. Vårt fokus påverkar ärendeformuleringen och ärendet kan i sin tur, beroende på formulering, skapa mer eller mindre energi.

Syftet med ett väldefinierat och tydligt ärende är att vi redan från början vet vad det är vi ska överväga, besluta om, genomföra och följa upp. Ett tydligt ärende hjälper oss att ha rätt fokus genom hela Lots®-processen. Om vi reflekterar över hur vi ska arbeta för att de som söker oss ska vara glada när de har talat med oss kommer vi troligtvis skapa helt andra aktiviteter än om vi reflekterat över hur vi ska svara snabbare i telefonen.

Ett tydligt ärende är kanske en grundförutsättning för att alla, även utomstående, ska förstå och kunna acceptera ärendet och dess lösning. Som ny processledare för Lots® tror jag att ett tydligt ärende är ett ständigt förbättringsarbete. Tillsammans kan vi definiera tydligare och bättre ärenden.

Nästa vecka reflekterar vi över Vision som är nästa steg i Lots®-processen. Till dess får du gärna dela med dig av dina tankar via bloggen.