KLF:s interna nyhetsblogg

Arkiv för kategorin „Lots®“

I arbetet med verksamhetsplanering använder sig kommunledningsförvaltningen sig av Lots® som metod (LOgiskt Tillvägagångs Sätt).

Lots® är ett verktyg för visions och värderingsstyrd utveckling men också en strukturerad process som bygger på ett antal anlyserande frågor, underprocesser och steg.

Vi processledare i Lots® vill gärna att du deltar i en utvärdering av årets verksamhetsplaneringsprocess med Lots som stöd och metod. Vi har använt Lots® som metod för vår verksamhetsplanering i ett antal år och vi processledare är nu intresserade av hur vi kan förbättra vårt arbete.

Du kommer till den genom att klicka på följande länk: http://www.esmaker.net/nx2/Public/SurveyNX.aspx?pid=1c5c922f-651c-4e5d-8998-b82ff634ba52

Tack för din medverkan!

/Anna, Sigrid, Annica, Lennart och Jenny

Vissa av oss kastar oss direkt på lösningar eller aktiviteter när vi ska planera ett möte, rekrytera två nya medarbetare eller en planera en julfest. Själv försöker jag börja med att ställa mig frågan ”för vilka och varför”? Därefter försöker jag fundera på vad vi ska uppnå med till exempel vår kommunkoncerngemensamma julfest - ökad gemenskap och upplevelse av en enhet. Lots® som är vår gemensamma metod vid verksamhetsplanering blir ett naturligt reflektionsverktyg i min vardag för att se helheten och för att jag ska veta vad jag ska göra för att nå målen. Hur planerar du?

Du har väl inte missat att vi just nu söker två nya processledare i Lots®- ta chansen du också och sök!

//Jenny Bolander, kommunledningshandläggare och processledare i Lots®

Nedan redovisas förslagen på framtagna åtaganden för de två sista verksamhetsblocken.  Vad tycker du när du tar del av åtagandena nedan och tidigare verksamhetsblock? Svarar vi upp mot resultatmålen?

Kultur och fritid

Ortsutveckling

Nedan redovisas aktuella åtaganden för verksamhetsblocket folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet. Texten och åtagandena är som tidigare ett tjänstemannaunderlag och inväntar politisk beredning. Underlaget kommer också att kompletteras med åtaganden rörande förvaltningen näringsliv och tillväxts verksamhet. Inför fortsatt beredning och innan den 15 juni vill vi nu höra, vad tycker du?

Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet

För att svara upp mot resultatmålen i kommunplanen har ledningsgruppen nedan tagit fram åtaganden till Övergripande plan med budget 2012-2014 för kommunstyrelsen. Utgångspunkten har prexcis som i arbetet med sammanfattande verksamhetsförändringar varit de diskussioner som förts vid medarbetarrådslag, kontorsspecifika diskussioner och koncernchefsgruppens planeringsdagar .

Åtaganden ska formuleras som nyckeltal och visa hur måluppfyllelsen ska mätas för resultatmålen och vilken målnivå som ska upnås. Åtaganden måste därför vara uppföljningsbara. En utgångspunkt i arbetet med att göra åtaganden har varit de mått som följs upp i arbetet med Kommunens Kvalitet i Korthet (KKIK).

Åtagandena nedan är ett tjänstemannaunderlag och inväntar politisk beredning. Underlaget kommer också att kompletteras med åtaganden rörande förvaltningen näringsliv och tillväxts verksamhet. Inför fortsatt beredning och innan den 15 juni vill vi nu höra vad du tycker om kommunstyrelsens åtaganden kopplade till de sex olika verksamhetsblocken. Först ut är Ekonomi och organisation, Vad tycker du?

Ekonomi och organisation

Inför hösten 2011 söker ledningsgruppen två nya processledare i LOTS® till förvaltningen. Planering, samordning och utveckling av kommunledningsförvaltningens LOTS® arbete organiseras vid projektkontoret och syftar till att utgöra ett stöd till kontorscheferna i verksamhetsplaneringsprocessen.

För att vara processledare i LOTS® behöver du inte ha någon expertkunskap om de olika verksamheterna. Goda egenskaper är snarare öppenhet, nyfikenhet och en vilja att bidra till vår gemensamma utveckling. Som processledare agerar vi inom hela förvaltningen varför förståelse för helheten i planeringsprocessen är viktig berättar LOTS- processledaren Jenny Bolander.
Rollen som processledare i LOTS® innebär att tillsammans med kontorscheferna planera för genomförandet av verksamhetsplaneringsdagarna samt att lotsa medarbetare och chefer genom verksamhetsplaneringsdagarna. För detta får du utbildning i LOTS® metoden samt i processledarmetodik.

Vill du veta mer om vad det innebär att vara processledare i LOTS® kan du kontakta Jenny Bolander eller Sigrid Perlman och om du vill bli en av KLF:s processledare i LOTS® maila till Anna Johansson. Senast den 23 juni 2011 behöver vi ha din intresseanmälan.

Förra veckan skrev jag lite om steget Värderingar i Lots®processen. Värderingar handlar om hur vi ska bemöta varandra. Vad tycker du om kommunens värderingar Respekt, Öppenhet, Tydlighet och Tillit? Är det möjligt att leva efter RÖTT i ditt jobb? Har du funderat något över vad värderingarna betyder för dig? I vilka situationer kan det vara svårt att t.ex. visa öppenhet? Tanken med värderingarna är att vi ska leva efter dem. Samtidigt är det svårt att ställa upp på något som man inte tror på. Vad händer om man bryter mot sina egna värderingar, om organisationens värderingar inte stämmer överens med ens egna värderingar?

// Elin Bergfeldt, processledare Lots®

Lots® processen

För två veckor sedan reflekterade Anna över steget Vision i Lots®processen. Det steget handlar om hur vi vill att det ska vara i vår värld. Nu har vi kommit till det tredje steget i processen, Värderingar. Inom detta steg ska vi fundera över hur vi ska bemöta varandra. Värderingar vägleder oss i hur vi agerar och förhåller oss till oss själva och till andra.

Inom Lots® är det viktigt att det bara finns en uppsättning värderingar i en organisation, inte flera. Målet för detta steg inom Lots®processen är att alla anställda ska känna till organisationens värderingar och ha förståelse för varför vi har just de värderingarna vi har. I Katrineholms kommun finns det framtagna värderingar som ska känneteckna chefers, medarbetares och förtroendevalda politikers förhållningssätt gentemot varandra och vår omgivning. Du har kanske stött på RÖTT? Värderingarna brukar förkortas så. Respekt, Öppenhet, Tydlighet och Tillit. Fina ord va?

Det är ganska vanligt att diskussioner om värderingar leder till vackra ord som berättas om utåt, men som inte efterlevs i vardagen. Det finns en fara med detta eftersom om det blir tydligt att värderingarna endast är vackra ord som inte efterlevs så försvinner förtroendet. Den utmaning som vi har är alltså att försöka leva efter kommunens värderingar gentemot oss själva och vår omgivning i vardagen så att värderingarna blir mer än bara vackra ord. Fundera på vad respekt betyder för dig i ditt dagliga arbete? På vilket sätt kan du visa tillit till människor i din omgivning? Skriv gärna en kommentar om vad du tycker om kommunens värderingar.

Reflektionerna över de olika stegen i Lots®processen fortsätter här på bloggen. Nästa steg som tas upp är Nuvarande situation och det är Mattias som ska reflektera över detta, det fjärde steget.

//Elin Bergfeldt, processledare Lots®

Lots® coacherna på kommunledningsförvaltningen träffas regelbundet för att planera och diskutera frågor som handlar om Lots® som metod men också andra saker som till exempel hur vi kan lägga upp vår verksamhetsplanering på bästa sätt. Ett ständigt pågående förbättringsarbete. I fredags hade jag, Elin, Jenny och Mattias höstens första Lots® möte. Innan sommaren hade vi bestämt att vi skulle blogga om Lots® processen i den nya interna KLF bloggen. I fredags diskuterade vi bland annat att vi efter de två inläggen som vi hittills haft, inte fått några frågor eller synpunkter. Vi funderade över orsaken till detta.

En av de viktigaste utgångspunkterna, kanske den allra viktigaste, för en Lots® coach är att ställa öppna frågor. Att skapa en atmosfär och en öppenhet där alla kan komma till tals, där vi inte börjar med att beskriva ”verkligheten”.  Vad tycker du? Har vi lyckats med detta i våra blogginlägg? Kanske, kanske inte?

Har du hunnit fundera något över Visionssteget som jag reflekterade över förra veckan? Vad är en vision för dig? Jag skrev bland annat om att en vision ska bidra till att skapa mening, att hjälpa oss att förstå varför det är viktigt, bra eller nödvändigt att göra vissa saker. Har du känt så, att du har förstått meningen i det du gör tack vare din vision? Den fråga vi ska besvara i visionssteget i en Lots® process är  Hur vill vi att det ska vara i vår värld? Vad är vår värld? Vilken är din värld? Hur vill du ha det i din värld?

//Anna Johansson Lots® coach

Lots® processen

Förra veckan reflekterade Jenny över det första steget i en Lots® process. För att kort summera det hon tog upp, så handlar Ärendet om att hitta rätt fokus, att bli så konkret som möjligt med vad det är vi ska fatta beslut om, t ex hur vi ska planera nästa verksamhetsår på bästa sätt. För att skapa engagemang, lust och kreativitet är det värt att lägga ner tid på att formulera ett ärende, så att alla som ska delta i en Lots® process förstår uppgiften och samtidigt känner inspiration.

Nästa steg är delprocessen Vision. Visionen ska visa oss vägen när vi ska fatta beslut, som en fyr som lyser på den väg vi ska ta för att styra åt rätt håll. En tydlig Vision skapar också mening med det vi gör. I de olika processtegen ska alltid en processfråga besvaras. I Visionssteget är processfrågan:

Hur vill vi att det ska vara i vår värld?

Ett exempel på en vision är den om ett jämställt samhälle. Det jämställda samhället finns inte, men de flesta delar visionen om ett framtida jämställt samhälle. Om vi tydliggör visionen till: Ett jämställt Katrineholm så hjälper visionen oss att förstå meningen med det arbete som görs i våra verksamheter för att vi ska få syn på och åtgärda ojämställdhet.

Hur blir det intressant och inspirerande att ta reda på om pojkar och flickor får lika mycket resurser till fritidsaktiviteter, om flickor och pojkar får lika mycket tid och utrymme i skolan, om kvinnor och män får likvärdig bedömning inom äldre- och handikappomsorgen? Jo, för att en vision om ett jämställt Katrineholm skapar mening i ett sådant arbete. För att visionen ska klara av att vara meningsbärande så måste den vara välkänd och välförankrad, med andra ord måste vi veta att den finns och vi behöver förstå vad den betyder.

Det finns mycket att säga om det viktiga Lots® steget Vision. Det finns många tips på vad vi kan tänka på när vi ska ta fram en vision. Personligen tycker jag att följande är till stor hjälp för att involvera både hjärta och hjärna när vi ska formulera en vision. Det handlar om att vi ska fundera på vad vi längre fram i livet vill berätta för de yngre generationerna, barn, barnbarn och/eller andra, vad vi gjort och vad vi har brunnit och kämpat för – vad är det då vi vill säga? Vad skulle du vilja berätta?

Nästa vecka kommer Elin att reflektera över Lots® steget Värderingar, vilket är det steg i Lots® processen som vi kliver över till när Visionssteget är färdigt. Så håll utkik!

//Anna Johansson, Lots® coach