KLF:s interna nyhetsblogg

Arkiv för kategorin „Informationskontoret“

Under 2012 kommer Vision 2025 att förankras genom olika aktiviteter för att så många som möjligt som bor och verkar i kommunen ska känna till och vilja vara med och uppfylla visionen.
 
Internt kommer arbetet att med förankringen av visionen att ske genom verksamhetsplanering, workshops med mera för att genomsyra allt det vi gör i vårt arbete.
 
Fokus under 2012 kommer att ligga på begreppen Läge, Liv & Lust. 
 

 
Vi som arbetar i verksamheterna förväntas lyfta upp och berätta om bra saker som händer eller är på gång. Vi ska också skapa engagemang och delaktighet bland katrineholmarna, både för visionen och för att tillsammans utveckla kommunens verksamheter och service.
 
Kom gärna med goda idéer om aktiviteter eller berättelser om vad ni har på gång, till oss på informationskontoret.

I KLF:s månadsrapporter kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RYC där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

April

Arbetet med att föra ut Vision 2025 har påbörjats. Tillsammans med ekonomi- och upphandlingskontoret och kulturhuset har en vernissage med efterföljande utställning planerats 2-15 maj. Visionen har annonserats i uppslag i Kuriren, på Katrineholm.se, Facebook och twitter. Anpassningar i pressmeddelanden, presentationer och andra material har också inletts. Transformering till mallar för Mac-datorer har påbörjats. Ett bildavtal har också tecknats för att få nya bilder och kunna visualisera visionen på ett bra sätt. Möte med KFV MF AB för att koppla ihop Vision 2025 med budskapsplattformen för varumärket Sveriges Lustgård och få visionen synlig t ex vid järnvägstunneln.

Tillsammans med ekonomi- och upphandlingskontoret har  info arbetat med att ta fram riktlinjer för hur kommunens ekonomiska information kan bli bättre och enklare för kommunens invånare. Bl a har en kommunikations- och tidsplan tagits fram för när informationen ska gå ut under året.

Informationskontoret har inventerat KLF s skyltar inne och ute i nämndshuset, Ava-huset och Safiren. Detta för att se vilka skyltar som är inaktuella, att de är enhetligt utformade och vad det skulle kosta att ta fram nya skyltar.

Vi har hjälpt personalkontoret att ta fram en kommunikationsplan för internt traineeprogram för blivande chefer. Vi samarbetar också med STF och IT-kontoret för att undersöka möjligheten till ett externt telesök.

Arbetat med samarbetet med talangtävlingen Be the One. Träffat ett antal föreningar angående framtida marknadsföringssamarbete. Avtal har träffats med KAIK.

En informatör har deltagit i projektet att minska Digitala klyftan på biblioteket 18 april.

12 april var tre informatörer med på Nätverksträff för informatörer i Sörmland

Arbetet kring Körslaget och Team Gabriel fortsatte bland annat med ett mycket lyckat evenemang i Stadsparken som lockade fler katrineholmare än någonsin dit. Middagen som tack och avslutsträff på Hotel Statt blev också mycket lyckad och nu återstår lite efterarbete med bland annat kommunikation kring var CD-singeln ska säljas. Facebooksidan för Körslaget Katrineholm har hållit sin ställning som den största Facebooksidan rörande Körslaget och den största Facebooksidan med anknytning till Sörmland över huvud taget.

Nya bilder har tagits tillsammans med NÄT för att bättre illustrera Katrineholms logistikcentrum. Dessa ska göras tillgängliga via Flickr.

Diggiloo och biljettförsäljningsställen marknadsförs via Katrineholm.se

Projektet med geotaggningen och Katrineholm 3.0 har avrapporterats. De delar av projektet som rör geotaggning och platsbaserad information ska inarbetas i katrineholm.se. Den bakomliggande plattformen vilandeläggs i avvaktan på resultat av föreningsutredningen.

Allt material till Kultur- och fritidsguiden 2011/2012 sammanställdes och skickades till tryckeriet. Distributionen skjuts på en vecka på grund av miljön – vårt utskick blev det enda den veckan så de frågade om det var okej att vi sköt fram utdelningen en vecka så kunde de köra tillsammans med en annan leverans för att spara på miljön, vilket vi naturligtvis godkände.

De två, fina tavlorna som målades under Earth Hour auktionerades ut på Facebook och två glada vinnare fick var sin tavla.

En informatör har gått en vidareutbildning i att skriva lättläst. Utbildare var Centrum för Lättläst genom Viadidakt.

Ett antal informationschefer från länet har varit på nätverksträff i Katrineholm och dagordningen innehöll fakta om Katrineholm, hur vi arbetar med kommunikation o marknadsföring, sociala medier och omvärldsbevakning samt det digitala biblioteket. Föredraget om sociala medier blev så uppskattat att de två informatörerna även fått förfrågan om att berätta om temat för hela länets informatörsnätverk i höst.

Thomas Selig har nu ett vikariat på sex månader som informatör. En kravprofil och en annons för rekrytering av informatör har tagits fram. Annonsen har gått ut internt och externt.

APT genomfördes den 5 april för att gå igenom kompetensutvecklingsprojektets del ett som rör arbetsuppgifter. Den 8 april genomfördes en APT för att diskutera våld och hot på jobbet och gruppen kartlade riskerna på vår arbetsplats via en riskinventering som finns i Arbetsmiljöverkets föreskrift. Därefter återkopplade informationschefen från UL-resultatet, där medarbetarna svarat på en enkät som rörde informationschefens chefs- och ledarskap. Hela informationskontoret arbetar med Previa för att se över vår arbetsmiljö.

Statistik

Under april har vi skickat ut tre pressmeddelanden och tre pressinbjudningar. Det mest lästa pressmeddelandet var Katrineholms Tekniska College med 377 läsare, vilket är mycket för våra pressmeddelanden. Den i särklass vanligaste sökningen i samband med Katrineholm var under april inte helt förvånande Team Gabriel. Totala antalet visningar i pressrummet var 3870. I nationell media har Katrineholm främst förekommit i samband med artiklar om körslaget och upptäckten av dvärgbandmasken.

.

 KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Mars

Under mars månad har informationskontoret tagit fram årsredovisning för 2010. Då ingick också statistik och analys för den externa webbplatsen och en nollmätning för de sociala medierna.

En internationell startsida är framtagen och beräknad lansering till slutet av april.

Driftsättning är klar för sökfunktion och för utveckling av evenemangskalender. Undersökning om problem med laddtider pågår. Ett PM om blädderbara pdf-filer är framtagen och beslut är taget om att inte införa funktionen på webbplatsen pga tillgänglighetsaspekter.

16 mars var Lena på Easy fairs it- och marknadsmässa i Kista och föreläste

En monter för mässdeltagande är framtagen. Bla kan mässmontern nyttjas vid arbetsmarknadsmässor. En ny powerpointpresentation för kommunen är också framtagen.

IT marknadsföring påbörjas i mars. Tillsammans med IT-kontoret har en workshop för kompetensplaneringsprojektet genomförts för att identifiera vilka arbetsuppgifter som förekommer på kontoren.

I arbetet med Vision 2025 har en kommunikationsplan tagits fram för intern och extern förankring, ett antal bilder är tagna, referensgruppen och gymnasieklassen har fått återkoppling. Presskonferens för förslag till Vision 2025 genomfördes 21 mars. Pressträffen streamades ut på webben.

I samband med Körslaget har informationskontoret bidragit med bemanning på audition, tagit fram en enkel kommunikationsplan, medieplanerat och löpande gjort webbuppdateringar.

Arrangemanget Earth Our har genomförts den 26 mars. Det blev ett halvtimmeslångt arrangemang med tal av Kjell Dävelid och Mikael Hagberg och sång av Kristina Issa innan nedsläckningen. Många värmde sig vid Scouternas eldbål och lät sig väl smaka av den grillade korven som kommunen bjöd på. Lottakåren stod för grillandet. När ljuset släckts kom det ett fackeltåg gående från Stadsparken och en fin fackeldans av fyra lärare från DuD. När de hade vandrat iväg målade Felix Johansson och Henrik Andersson nattkonst – de hade gjort varsin tavla på temat Earth Hour och färdigställde dessa i mörkret med självlysande färg. Väldigt effektfullt. Dessa tavlor ligger ute på Facebook och auktioneras ut under vecka 14.

Två personer från informationskontoret deltog på en krisseminarium om dricksvatten.

En träff för nyinflyttade genomfördes den 5 mars.

Thomas genomförde en workshop om omvärldsanalys på de sociala medierna för kommunikationsrådet den 11 mars.

Informationschefen åkte tillsammans med personalchefen på en heldags seminarium om Employer branding och story telling.

En medarbetare kommer under våren att gå vidare till ett uppdrag som projektledare och därmed övergå till anställning på projektkontoret. APT: En ergonom gick igenom tre av informatörernas arbetsplatser.

Statistik

Vi har bildstatistik som visar antalet visningar av våra pressmeddelanden i vårt pressrum på Mynewsdesk under januari-mars i år. Aktiviteten under mars månad har varit mycket hög med hela 3821 besök.

Mest lästa pressmeddelanden under mars månad var Vi släcker Earth Hour 26 mars.

 KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Januari-februari

Maria Magnusson, Informationschef,  är kontorschef för informationskontoret och arbetar också för närvarande som processledare för Vision 2025.

Ny medarbetare på Info är Marie Moqvist som i mångt och mycket efterträder Anna Bengtsson. Marie kallas till vardags Mimo och arbetar bland annat med pressmeddelanden, annonsering, tidningen Nyinflyttad och de digitala infartstavlorna. Hon är dessutom ansvarig för informationsarbetet på Service- och teknikförvaltningen (25%). Sitter i Annas gamla rum på telefon 577 77.

Sigrid Perlman är tillbaka från sin föräldraledighet. Hon finns i sitt gamla rum på loftet och nås på sitt gamla telefonnummer 570 17.

Jessica Sjögren huserar tillsammans med Mimo i Annas gamla rum och nås från och med nu på sitt nya telefonnummer 577 70.

Lena Hammarbäck har börjat på projektkontoret för att arbeta med projektet Katrin E-holm (40%) under 2011. Projektet är en fortsättning på arbetet med att utveckla e-tjänster inom Katrineholms kommun. Mer information om projektet kommer i ett separat blogginlägg.
Lena kommer en dag i veckan arbeta med att stödja IT-kontoret med både intern och extern kommunikation och relationsskapande. Övrig tid, kommer hon arbeta på informationskontoret. 
- Det ska bli spännande att prova lite nya arbetsuppgifter och att samarbeta med både projektenheten och IT-kontoret, säger Lena Hammarbäck. Det är mycket som händer och det är kul att vara med att utveckla nya arbetsområden.

Mer information finns på Forum, http://forum.katrineholm.se/templates/Page.aspx?id=17388.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer informationskontorets månadsrapport för november 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.
Informationskontoret har under november månad ansvarat för planering och genomförande av kommunens deltagande på Katrineholmsmässan.

Tidningen Nyinflyttad/Nyfiken på Katrineholm lämnade trycket och distribution har påbörjats. Vi har också planerat och genomfört välkomnande av nya katrineholmare, producerat en helsidesannons och ett antal torsdagsannonser.

Tillsammans med Skill AB har en workshop för att ta fram fler idéer till uppsatser genomförts.

Tillsammans med Lennart Larsson på Tillväxtbanken har en enkel kommunikationsplan tagits fram för projektet Ung praktikant.

Informationschefen och säkerhetsstrategen har föreslagit åtgärder för olika frågeställningar som framkom vid kommunens kriskommunikationsövning.

Tillsammans med Anna Marnell, ekonomikontoret, har ett ärende till kommunstyrelsen rörande framtagande av ny vision för kommunen tagits fram samt genomfört direktupphandling av processtöd för arbetet.

Informationskontoret har verksamhetsplanerat inför 2011.

Sponsringsavtal med Katrineholms Volleybollklubb angående gemensamma marknadsföringsinsatser är påskrivet fram till sommaren 2012.

Informationskontoret har tagit fram en helt ny kriswebbsida i html-format, som aktiveras i händelse av större kris, Ifall vår vanliga webbplats Katrineholm.se blir överbelastad.

En grundutbildning i episerver genomfördes för nya användare 26 nov

Samtal har förts vad nästa steg är för att strategiskt utveckla nyttjandet av sociala medier i vår kärnverksamhet.

Vi har samordnat materialet till KLF-montern på julmässan. Kortfilmer i form av en kunskapsjakt och faktablad har producerats.

Vi har besökt Eskilstuna för att se deras nya sociala intranät och utbyta erfarenheter inför kommande intranätprojekt.

Slutfört arbetet med sponsringsmaterialet till bandyn för denna säsong. USB-minnen, kommunfrågor med mera.

Påbörjat arbete med nytt utseende och innehåll på kommunens Facebook-sida. Färdigställt föreningsdatabasen för Katrineholm 3.0, med undantag för synkningen mot interna databasen.

Samtliga medarbetare på informationskontoret såg Mia Törnbloms föredrag om Självkänsla. Vi har också diskuterat Udden Motgång ur boken Dubbelstjärnan på vår APT. Dessutom refererades till Per Gärdells föredrag om hälsokompetens.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer informationskontorets månadsrapport för oktober 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Under oktober månad har informationskontoret arbetet intensivt med att planera inför och ta fram en monter för hela kommunens olika verksamheter till Höstmässan 6-7 november. Marknadsföringsmaterial om kommunen till Elmiamässan är också framtaget.

Representanter från kommunerna Gnesta, Vingåker, Flen och Katrineholm samt KFV Marknadsföring AB samlades till en heldag för att arbeta med att integrera Sörmlands Pärlor med respektive kommuns varumärke.

Ett underlag för hur visionsarbetet skulle kunna genomföras, utifrån givna tidsramar, har tagits fram.

Lena Hammarbäck höll ett föredrag om sociala medier – en digital livsstil – på IT-konferensen Sundsvall 42, som hade närmre 800 deltagare. Katrineholms kommun fick mycket uppmärksamhet. Journaliststudenter från mittuniversitetet utgav en tidning från konferensen Sundsvall 42 och de gjorde en artikel om Katrineholms kommuns satsning på sociala medier som presenterades på hela mittuppslaget.

5 okt föreläste Lena om Katrineholms kommuns webbplats och sociala medier via bibliotekets kursutbud, Lär mer om IT

Tävling på de sociala medierna om underhållning. Vinsten var biljetter till föreställningen Liket som visste för mycket.

Utbildning har genomförts för LYFT-ungdomar (Katrineholm 3.0) så att de kan gå och utbilda föreningar.

Ett PM om hur protokoll som måste avidentifiera vissa uppgifter kan publiceras på externa webben är framtaget.

En förvaltningsredaktörsträff genomfördes i mitten av oktober, där bland annat det diskuterades hur kvalitetsutvärderingar skulle samlas på externa webbplatsen.

Representanter från personalkontoret och informationskontoret hade ett uppstartsmöte för uppdraget att ta fram arbetsgivarmärket.

Levererat text och bild inför produktion av tidningen Nyinflyttad/Nyfiken på

Planerat och bjudit in nyinflyttade till en ny välkomstträff i november.

Vi har varit ett stöd i den grafiska utformningen av budgetdokumentet.

Nytt sponsringsmaterial till föreningar, såsom pressblad, USB-minnen, folder och kommunfrågor till bandyns hemmamatcher är framtaget.

Ett arbete med att ta fram en mer modern powerpointpresentation av Katrineholm är nu påbörjat. Uppdaterat fickfakta och webben med nya mandatfördelningen

Vi har deltagit i Regionförbundets nätverksträff för länets alla informatörer. Temat för dagen var kris och mediehantering. Dessutom ingår information om vad som är på gång och en möjlighet till erfarenhetsutbyte.

Informationskontoret deltog i möte på Länsstyrelsen om mångkulturell kriskommunikation och information inför införandet av Styrel – ett system för prioritering av el vid elbrist.

Bistod med text och bild i samband med medaljutdelningen för de som arbetat i 25 år eller varit politiskt aktiva i 20 år.

Informationskontoret har stöttat vård- och omsorgsförvaltningen i samband med förberedelser inför en heldags intern workshop om verksamhetsutveckling och individuellt anpassat stöd.

APT om Udden framgång ur boken Dubbelstjärnan. Informationschefen har deltagit i UL, utvecklande ledarskap.

Nog har IT-utvecklingen förändrat både vårt arbetsliv och privatliv från grunden. De digitala möjligheterna öppnar nya vägar och bidrar till en ny livsstil och nya arbetssätt. Men det är inte så nytt längre. För många är det redan en vana att nyttja digitala tjänster på webben. Offentliga myndigheter erbjuder allt fler e-tjänster för att skapa effektivitet och erbjuda bättre service dygnet runt.

I Katrineholms kommun arbetar vi aktivt för att erbjuda våra medborgare e-tjänster. Vi är öppna för att ta till oss nya idéer och vill möta medborgarna där de finns. Syfte är att ge bättre service till medborgare och företag samtidigt som den interna förvaltningen effektiviseras och förbättras. Vi har tagit till oss e-delegationens motto kring e-förvaltning ”Så enkelt som möjligt för så många som möjligt”.

Men från vision till verklighet, hur kan vi bidra?
IT-kontoret har uppdraget att tillsammans med förvaltningarna arbeta för fler e-tjänster i vår kommun. Trots ett lite motigt och tungrott första år känner vi nu att vi börjar komma igång och innan året är slut kommer vi att erbjuda medborgarna tolv e-tjänster. Men det är viktigt att inte bara tänka fler e-tjänster, vi vill också kunna erbjuda bra e-tjänster. Och där är verksamheterna väldigt duktiga. Det är de som bäst vet vilka e-tjänster som medborgarna kan ha nytta av.

Stuprörslösningar ska vi undvika. Det kan tyckas okej med några få olika inloggningsuppgifter; ett biblioteksinlogg, ett för bokningssystemet, ett för att ansöka om värmepump och så vidare. Men snart nog har vi 20 olika inloggningsuppgifter att hålla reda på. Då blir det ohållbart. Därför strävar vi för ett gemensamt och säkert inloggningsförfarande, det vill säga via e-legitimation.

Vad är då definitionen av en e-tjänst? För oss handlar det om att erbjuda e-tjänster utifrån möjligheten att använda e-legitimation. Övriga tjänster som enbart kräver ett inloggningsförfarande kallar vi e-service. Det är för att vi ska kunna möta framtida krav på gemensamma lösningar mellan alla offentliga myndigheter.

De utmaningar vi står inför handlar om att hitta en bra verksamhetsnivå och effektivitet inom en nära framtid. Det kan vara svårt att se nyttoeffekten av en e-tjänst om inte investeringen går att räkna hem. Vi vill ju se verksamhetsnyttan likväl som medborgarnytta samtidigt som det ska vara kostnadseffektivt. Därför är det bra att tänka e-tjänster som en långsiktig investering.

När vi har träffat förvaltningarna för att prata om e-tjänster och hur vi tillsammans ska arbeta med nya förslag har vi märkt en stor öppenhet och förståelse. Det finns många innovativa idéer och en vilja till att bidra. Nu kommer vi att fokusera på användningen av e-tjänster för att göra det så enkelt som möjligt för så många som möjligt.

/Lena Hammarbäck
Informatör/webbansvarig