KLF:s interna nyhetsblogg

Arkiv för kategorin „Ekonomi“

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer ekonomikontorets månadsrapport för november 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Ekonomikontoret har verksamhetsplanerat under två dagar. Årets verksamhetsplanering skilde sig åt jämfört med förra årets. Förra året genomfördes arbetet i den fyra grupperna som kontoret är indelat i. I år planerade hela kontoret tillsammans dels för att få ihop kontoret till ”ett kontor” men också för att upptäcka de samordningsvinster vi kan få genom ett ökat samarbete mellan grupperna. Verksamhetsplaneringen var mycket lyckad men kräver ett stort arbete framöver för att få en levande verksamhetsplan under nästa år och för att få personalen på kontoret att känna sig delaktiga i arbetet under 2011.

PricewaterhouseCoopers AB har granskat kommunens arbete med den interna kontrollen på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna. Revisorerna anser att kommunen har behov av en omstart gällande intern kontroll arbetet då det finns ett flertal brister. De pekar bl a på att alla internkontrollplaner inte är nämndbehandlade, att endast ekonomiska kontroller genomförs samt att uppföljningen inte redovisas enligt de riktlinjer som finns.

Med anledning av detta har ekonomikontoret bjudit in en verksamhetscontroller från Örebro kommun för att berätta om hur Örebro kommun arbetar med intern kontroll. Föreläsningen genomfördes på en ekonomträff där samtliga kommunens ekonomer deltog.  Det var en väldigt inspirerande föreläsning och många goda exempel på hur de arbetat.

Under månaden har en modell för uppföljning av avtalstrohet tagits fram. Modellen bygger på att ett antal avtalsområden väljs ut och sedan följs upp månadsvis. Under månaden har representanter från gruppen även tittat på program för uppföljning av avtalstroheten – Clickwiew och Proceedos nya rapport och analysverktyg.

Under månaden har 5 893 st fakturor (4 669 st nov 2009) behandlats av ekonomikontoret, av dessa var 1 255 abonnemangsfakturor (450 st nov 2009). Det har under november skapats 624 st order i Proceedo, varav 228 var rekvisitioner motsvarande siffra för förra året är 460 st respektive 158 st. Det är glädjande att se att beställningarna via Proceedo ökar.

Kontoret har även medverkat i introduktionsutbildningen för nyanställda och berättat kortfattat om den kommunala ekonomin.

Inom gruppen planering och uppföljning har arbetet med budget 2011 slutförts i och med att fullmäktige fastställde budgeten den 15 november. Efter att budgeten fastställts har gruppen arbetat med att ta fram en idéskiss om en populärversion av kommunens budget, som är inriktad till kommunmedlemmar. Arbetet pågår. Flera personer i gruppen är med i arbetsgruppen som diskuterar nya hyresprinciper för kommunen. Arbetsgruppen har träffats i november och i gruppen ingår representanter från olika förvaltningar och från KFAB.

Verksamhetscontrollern har deltagit i konferens om hållbar jämställdhet, kvalitetsdagen som SKL anordnat, deltagit i projektmöten inom Mellannyckeln. Vidare har verksamhetscontrollern samlat in data från förvaltningarna och rapporterat det vidare till Mellannyckeln, Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) och RKA:s insamling av kvalitetsnyckeltal. Under november har även arbetet påbörjats med att ta fram en process för framtagande av Vision 2025. Arbete pågår också med att ta fram datum och aktiviteter för den övergripande planeringen för 2012.

Förvaltningsekonomerna har under november förberett underlag för internbudgetar inför arbetet med att lägga detaljbudget för de olika verksamheterna. Vidare har yttranden lämnats för delårsrapport för VSR och för Vårdförbundet

I gruppen redovisning och e-handel har arbetet kring bokslut och årsredovisning påbörjats under månaden. Tidplan och mallar för återrapportering har tagits fram, förankrats i ekonomgruppen och distribuerats till förvaltningar och bolag. Tidplanen för arbetet med leverantörsfakturor har även förankrats i gruppen för förvaltningsadministratörer i Proceedo.

Upphandlingsenheten har hållit och medverkat vid utbildningar, bl a beställarutbildningar i Proceedo, information om ny upphandlingslagstiftning på Viadidakt och i IT-rådet samt ekonomiutbildning i Vingåkers kommun. Efter sommarens och höstens information om direktupphandlingar har enheten fört diskussion med verksamheterna om vad reglerna innebär och även lagt ut information i ämnet på intranätet. Enheten har tillsammans med bl a Trafikverket medverkat i framtagande av förslag till gemensam inköpspolicy för inköp av personbilar för kommunerna i Mälardalen.

Rörande upphandlingarna kan nämnas följande. Enheten har avslutat en och påbörjat två upphandlingar för SVAAB. I rätt tid till första snöfallet avslutades snöröjningsupphandlingar för KIAB, Katrineholms kommun och Vingåkers kommun. Pensionsadministration för Katrineholms och Flens kommuner pågår. Då skolskjutsavtalet upphör att gälla 30 juni 2012 har planering och förberedelser för denna upphandling påbörjats.

Ekonomikontoret förbättrat rutinerna kring kvittenshantering i samband med kontantbetalning. Med den nya rutinen förvaras informationen i 10 år mot tidigare 3 år.

I slutet av november utbetaldes 4,3 Mnkr till Kommuninvest som avser det förlagslån som kommunfullmäktige beslutat om tidigare under året. Räntan är fn 3,665%. Kontoret har även placerat 40 Mnkr i en tremånaders placering hos Ålandsbanken.

Årets budget för kommunstyrelsen är 99 150tkr. Prognosen som bygger på januari till oktober utfall visar en prognos för helåret på 950 tkr. Det vill säga en oförändrad prognos sedan delårsrapporten per den sista augusti 2010.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer ekonomikontorets månadsrapport för oktober 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Oktober månad har inneburit ett intensivt budgetarbete då medarbetare från ekonomikontoret har bistått den politiska beredningen med framtagande av årets budget. Årets budgetberedning skilde sig från tidigare år då samtliga ordföranden kallades till budgetberedningen där medarbetare från gruppen deltog. Arbete med årets budget har dock gått bra och förslaget behandlades i KS i slutet av månaden.

Upphandlingsenheten har haft en hektisk period både vad gäller media och arbetet med utbildning i det nya regelverket. Ett stort antal upphandlingar är på gång bland annat kan nämnas ledarskapsutbildning, trafikskyltar, entreprenadtjänster och snöröjning. Upphandlingsenheten genomförde tillsammans med förvaltningen näringsliv och tillväxt ett frukostmöte där lokala företagare var inbjudna. Frukostmötet var mycket uppskattat och företagarna fick information om kommunala upphandlingar och vilka lagar och regler som måste följas.

Scanningen har under sommaren legat ute hos extern leverantör och togs tillbaka i egen regi från och med den 1 oktober. De som arbetar med scanning har vidareutbildats under oktober månad.

Kontoret har under oktober haft en språkpraktikant som har deltagit i kontorets verksamhet.

I dag hade kommunledningsförvaltningen budgetinformation inför verksamhetsplaneringen 2011. Kommunstyrelsens ordförande Göran Dahlström berättade om den föreslagna budgeten, med de förtroendevaldas tankar om 2011 och deras förväntningar på förvaltningen. För att ta del av underlaget till budgetinformation och Göran Dahlströms PowerPoint-presentation klicka på länken nedan:

Presentation budget 2011-2013 vid KLF budgetinformation 3 november 2010

Årets budget för kommunstyrelsen är 99 150tkr efter att lönekompensationen har lagts till. I kommunledningsförvaltningens ekonomiska månadsprognos som lämnades till kommunstyrelsesammanträdet den 27 oktober har lönekompensationen inte lagts till i ramen. Prognosen som bygger på januari till septembers utfall visar en prognos för helåret på 950 tkr. Det vill säga en oförändrad prognos sedan delårsrapporten per den sista augusti 2010.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer informationskontorets månadsrapport för september 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Under månaden har målsättningen om 50% e-fakturor uppnåtts då siffran för september månad uppgår till 54%.

Till och med den sista september låg scanningen av kommunens fakturor utlagd hos extern leverantör. I och med att arbetsuppgiften skulle återgå till ekonomikontoret den första oktober har förberedelser skett i form av uppgradering till Collector i Readsoft. Collector är en tjänst för att små och medelstora företag gratis ska kunna skicka e-fakturor.

Under månaden har mycket arbete kretsat kring sammanställningen av kommunens delårsrapport. Presentation av delårsrapporten har även skett på Kommunstyrelsen.

September har varit en hektisk period för planering och uppföljningsgruppen. Flera medarbetare har arbetat intensivt med tjänstemannaunderlaget till den övergripande plan med budget 2011-2013. Avstämningar med alla förvaltningar har gjorts av nämndernas åtaganden. Detta har sedan arbetats ihop till ett tjänstemannaunderlag som lämnats till kommunstyrelsen. Gruppens medarbetare har även bistått den politiska beredningen.

Under september har lönesamtal skett med samtliga medarbetare.

Inom upphandlingsgruppen har det varit stort tryck på utbildning av både politiker och ledningsgrupper på grund av den lagändring som skedde i juli. Under september har VON, VOF samt Vingåkers kommun utbildats.

Upphandlingarna gällande livsmedel 2010 och Terminalgatan är överprövade. Leverantörer som ej fått avtalet har möjlighet att överpröva tilldelningsbeslutet. Dessutom pågår en skadeståndsprocess gällande livsmedelsupphandlingen 2008 där utgången är oviss. Påbörjade upphandlingar är bla. bokningssystem, sandfilter, elhandel, entreprenadmaskiner, olika konsulttjänster, låsinstallation, pensionsadministration och entreprenader mm. Förfrågningsunderlag för LOV har annonserats. Snöröjning upphandlas/konkurrensutsätts för första gången för Katrineholms kommun, KIAB och Vingåkers kommun. Det är knappt om tid och svårt att få fram underlag. I den nya lagändringen förs ett nytt begrepp in, inköpscentral, vilket innebär att flera myndigheter samverkar kring vissa upphandlingar. Kommunen samverkar med de kommunala bolagen, Vingåker och dess bolag samt i vissa delar också Flens kommun och Svenska kyrkan.

Sari Eriksson, ekonomichef

I måndags tillträdde Sari Eriksson som ny ekonomichef i Katrineholms kommun. Sari kommer närmast från Flens kommun där hon arbetat som ekonomichef sedan fyra år tillbaka. Sari känner väl till kommunen då hon bor och är uppvuxen i Katrineholm.

-Jag är väldigt glad att Sari valt att arbeta hos oss och ser fram emot ett nära samarbete, säger kommunchef Mattias Jansson.

­­-Jag ser fram emot att arbeta på ”hemmaplan” och vara delaktig i den positiva utvecklingen i kommunen både som anställd och som invånare.  Jag brinner verkligen för kommunal verksamhet med alla olika utmaningar som verksamheterna står inför. Kommunal ekonomi är alltid en utmaning anser jag då pengapåsen är begränsad och verksamheterna är många och enormt viktiga, berättar Sari. Dessutom är en stor del av verksamheterna lagstyrda och svåra för kommunen att påverka.

Stadshuset Gröna Kulle

I samband med kommunstyrelsens sammanträde den 29 september behandlas Kommunstyrelsens delårsrapport januari-augusti 2010 med näringsliv och tillväxt, kommuncentrala budgeteringsposter och kommunledningsförvaltningen. Kommunledningsförvaltningen lämnar en prognos för helåret på 950 tkr. vilket främst förklaras genom lägre personalkostnader och ej budgeterade intäkter hos KLF Ledning.

I kommunstyrelsens delårsrapport januari-augusti 2010 framgår mycket av det vi åstadkommit tillsammans under året. Ta gärna del av kommunstyrelsens sammanträdeshandlingar för delårsrapporten i sin helhet eller se RYC.

Svartbäcken, tävlingen "Jag hjärta Sörmland"

 Juni

Under juni månad har informationskontoret tecknat avtal med Storstadspress om Tidningen Nyinflyttad/Nyfiken på Katrineholm för 2010/2011. Utvärdering av säsongens marknadsföringssamarbete med Katrineholms bandy och Katrineholms Volleybollklubb är genomförd. Detta för att vässa marknadsföringsinsatserna och kunna ta fram nytt material. Uppdraget om lathund för hantering av bilder är avskrivet då detta ska införlivas i arbetet med varumärkesarbetet och arbetsgivarmärket eftersom det berör värdeord.

Ärenden om varumärkesarbete och profilprodukter har tagits fram och beslutats om på kommunstyrelsen den 23 juni. En ny mapp är framtagen utifrån den grafiska profilen. Fickfakta är uppdaterad och 200 nya faktablad är framtagna. Kommunfakta på webben är uppdaterad.

En film med anställda i kommunen som syftar till att locka fler att välja arbeten i offentlig sektor och specifikt Katrineholms kommun är framtagen. Artiklarna om medarbetarna i tidningen Succé finns nu också på webben under rubriken medarbetarna har ordet.

Planering och genomförande av kommunens medverkande på en Energikonferensen den 3-4 juni är genomförd. I uppdraget ingick även att marknadsföra evenemanget.

Arbete med KLF:s budget med investeringar osv inför 2011. Ett budgetunderlag för en ny intern kommunikationsplattform (internt nät) är framtaget. Vi har också arbetat en del med att ta fram nyckeltal för vår verksamhet.

Mappar för alla funktioner som kan bli aktiverade i händelse av större och/eller längre kris är framtagna. All krisinformation finns på två USB-minnen. Mappar samt USB-minne är nu placerade på de platser där informationen ska finnas tillgängligt. Två datum för krismöten är inbokade i höst. Vid ett av tillfällena genomförs en kriskommunikationsövning.

Översyn och bearbetning av skrivreglerna har gjorts i samarbete med stab och sekretariat.

Information på webben samt en utställning på kaféet på Djulö camping med bilder som tagits av Särskolan Ängen inom ramen för Du & EU.

Nio pressmeddelanden skickades ut, bl.a. ett efter analys av SKL:s granskning av kommunernas webbplatser.

Utställning Gamla Vattentornet i ny skepnad avslutades med sammanställning av synpunkter och namnförslag.

Tillsammans med Näringsliv och Tillväxt utformades ett faktablad om mark och etablering.

Nu finns information utlagd om vigsel och begravning på webbplatsen

Kommunstyrelsen fick återrapportering av frågor som rör statistik för webben. RSS-flöde från offentliga jobb till de sociala medierna är beställt och klart

Ett PM som reglerar hur fem ungdomar under sex månader i höst ska arbeta med Katrineholm 3.0 är framtagen. Språkpraktikperiod nummer två under våren är nu avslutad.

På APT har vi gått igenom resultatet av medarbetarenkäten för KLF och påbörjat ett arbete för arbetsmiljön och arbetsglädjen genom att studera och diskutera Dubbelstjärnan av Ben Furman och Tapani Ahola.

Informationschefen var tillförordnad kommunchef vecka 26.

Under hösten 2009 upphandlade Katrineholms kommun rekryteringstjänster. Proffice vann upphandlingen och det är dem vi ska anlita i första hand för hjälp vid rekryteringar. Även de rekryteringar som går via rekryteringsföretag ska annonseras på Offentliga jobb och på kommunens hemsida via Lotten Arklöf på Personalkontoret. Detta innebär att rekryterande chef måste se till att Lotten får annonsmanus för publicering även för tjänster där hela rekryteringen sköts av rekryteringsföretag.