KLF:s interna nyhetsblogg

Arkiv för kategorin „Administrativa kontoret“

Barbro Kågebrand för utmärkelse

Vid måndagens kommunfullmäktigesammanträde utdelades Individuell utmärkelse för 2010. Utmärkelsen tilldelades Barbro Kågebrand, Löneenheten för hennes engagemang som pausgympaledare. Barbro har under 19 år lett pausgympa två gånger om dagen för sina arbetskamrater vilket innebär ca 8.500 gånger. Utmärkelsen bestod av 15.000 kronor samt blommor och diplom.

Individuell utmärkelse kan tilldelas enskild person anställd i kommunen som gjort en extra ordinär insats utöver vad som kan krävas i de normala arbetsuppgifterna och som främjar effektivitet och engagemang. Alla anställda i kommunen kan nominera någon annan anställd.

I kommunen finns ytterligare en utmärkelse, arbetsmiljöutmärkelse. Den delas ut till arbetsplatser eller arbetsgruppen som arbetar aktivt med interna förbättringsåtgärder inom arbetsmiljöområdet och som gynnar personalen/verksamheten. Ingen arbetsmiljöutmärkelse delades ut för 2010, vilket innebär att det finns mer pengar att fördela för 2011.

Projektenheten bildades under senare delen av 2008. Enheten har organisatoriskt tillhört administrativa kontoret, men är från januari 2011 ett eget kontor – Projekt­kontoret.

Projektkontoret arbetar med projektled­ning, projektstöd, EU-samordning, utbild­ning och samordning av strategiska projekt.

Utgångspunkten för projektkontoret är att skapa och driva mer effektiva projekt genom att arbeta med projektstöd.

Projektstöd innebär att vi ska:

• Stödja och bidra till en samsyn hur ett projektdirektiv, projektplan samt övriga projektrapporter ska se ut, vad det ska innehålla osv.
• Bygga nätverk för projektledning
• Tillvarata projekterfarenheter
• Skapa kompetensutvecklingsplan för projektledning
• Upprätthålla projektregister
• Uppdatera projekthandboken och utveckla metoden
• Fungera som bollplank
• Tillhandahålla lokaler för projektarbete för att säkra projektens resultat

Chef för projektkontoret är Anna Johansson. Anna har under 2010 varit chefstrainee med Anders Hjerling, fd administrativ chef, som mentor. Anna kommer även att arbeta strategiskt med jämställdhet och jämställdhetsintegrering samt ansvara för kommunledningsförvaltningens verksamhetsplanering enligt LOTS®.

Projektkontoret finns från den 20 januari i nya lokaler i entréplanet på Safiren.

Elin Bergfeldt, gruppledare för löneenheten och personalspecialist

Från och med 1 januari 2011 går löneenheten samman med personalkontoret igen. I och med detta upphör Administrativa kontoret. Gruppledare för löneenheten blir Elin Bergfeldt som del av sin tjänst, hon kommer att fortsättningsvis vara personalspecialist på resterande tjänst.

Elin har under 2010 varit trainee med Anders Hjerling som mentor, som ett led i att underlätta övergången av chefsbytet. Under våren kommer dock Elin att gå på föräldraledighet, hennes vikarie blir då Jonas Langborg, personalekonom.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer administrativa kontorets månadsrapport för november 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Löneenheten
För löneenheten har följande arbeten varit utmärkande för november 2010:

• De problem som vi haft med PS tid är identifierade och lösta. Dock med mycket extra manuellt arbete.
• Novemberstatistiken till SCB bearbetas.
• Vi har haft verksamhetsplaneringsdagar tillsammans med Personalkontoret. Detta inför att vi 1 januari 2011 blir ett gemensamt kontor.
• Överlämning har skett från Anders till Elin.
• Några av medarbetarna har varit på kunddagar med KPA och Aditro, samt Skatteverkets arbetsgivardagar.
• Vi har uppgraderat till en ny version av Personce P, förhandling och utdata.
• Nya löner har lagts in i systemet och retrobearbetats.

Projektenheten
Följande aktiviteter har präglat november månad för projektenheten:

• Verksamhetsplaneringsdagar för 2011. Projektenheten blir vi årsskiftet ett eget kontor – projektkontoret, en kommande förändring som genomsyrade planeringsdagarna.
• Planering för flytt till nya lokaler. I januari flyttar projektkontoret från plan 3 till bottenvåningen i Safirenhuset.
• Planering av och genomförande av KLFs budgetinformation den 3 november.
• Processledning av verksamhetsplaneringsdagar för stab, sekretariat och ekonomikontoret.
• Deltagit i spridningskonferens för Hållbar Jämställdhet
• Planerat för Julmässa
• Överlämning från administrativ chef till projektchef

Projekten Kompetensplaneringsprojektet, Barn- och ungdomsprojektet samt inom funktionen EU-samordning organiseras vid projektenheten. November månad har inom dessa områden inneburit följande:

Kompetensplaneringsprojektet:
Under november månad har mesta tiden ägnats åt utbildningar i Kompetensportalen för chefer och ombud i vård- och omsorgsförvaltningen. Kompetensportalen är det systemstöd vi använder idag för att hantera vår kompetensplanering. Här finns de kompetenskrav vi har för de arbetsuppgifter vi står inför idag och i framtiden.

Under utbildningarna går vi igenom hur en uppskattning av ens egen kompetens i förhållande till kravet kan göras, samt hur vi kan arbeta med utvecklingsplaner. Skattningen av en kompetens görs i förhållande till 4 nivåer, – du väljer vilken nivå du ligger på, 1-4, men kravet är förutbestämt till en viss nivå. Vi försöker under utbildningarna skapa ett bra klimat för sådana diskussioner.

Vad är kompetens? Hur uppskattar jag min egen kompetens? I Katrineholms kommun definierar vi kompetens som: Förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskaper och färdigheter. Vid definitionen har följande innebörd lagts bakom orden:

• Förmåga – erfarenhet, förståelse och omdöme att omsätta kunskaper
• Vilja – attityd, engagemang, mod och ansvar
• Kunskap – fakta och metoder, – att veta
• Färdigheter – att kunna utföra i praktiken, – att göra.

Det är viktigt att tänka på att de kompetenskrav vi har är mål vi arbetar för att nå. Kompetenskraven är inte en inventering av nuläget, utan det är behovet vi har, målet vi vill nå. Om vi fyller kompetensgapen med rätt kompetensutveckling kan vi nå våra mål. Det är strategisk kompetensutveckling!

Barn och -ungdomsprojektet
Under november månad har mesta tiden ägnats åt halvårsrapportering till FHI, som finansierar projektet samt ”Säg STOPP!”. ”

Säg STOPP!” är ett anti-mobbingsprojekt som riktas till elever i årskurs 4. Syftet med projektet är att följa med in i barnens värld och ta del av deras råd om hur vi kan stoppa mobbning! Kulturskolans och DuD:s teatergrupp har under hösten tagit fram en kortfilm kring mobbning som har delats ut till alla klasser i årskurs 4. Filmen har ett öppet slut och klasserna fick till sin uppgift att jobbat vidare och föreslå hur filmen ska sluta. Alla elever har blivit inbjudna till en teaterföreställning under november där eleverna under föreställningen fick påverka vad som skulle hända, totalt 275 elever i årskurs 4 deltog på teaterföreställningen. I samband med teatern visades också en utställning av elevernas förslag till hur filmen ska sluta.

Under hösten har 13 personer gått DISA-utbildning, en metod som syftar till att förebygga stress och depressiva symptom bland unga tjejer. DISA-grupper har under hösten genomförts på olika skolor i Katrineholms kommun. Länk till DISA i Katrineholms kommun: www.katrineholm.se/disa

EU-samordning

• Under månaden har fortsatta besök på förvaltningarna genomförts och inventering av verksamheternas EU projekt.
• Planering inför ansökan av Interreg stöd, Central Baltic. Tillsammans med KTF
• Planering inför fortsatt utveckling av Logistikcentrum tillsammans med (NÄT) samt Svensk logistikpartner med ev. EU medel.
• ICLD ansökan inlämnad, projekt för etablering/utveckling av energiförsörjning i Tanzania (NÄT)
• Företagsmöte med ett 25 tal lokala företag i kommunen och presentation av EU samordning.
• Möte med lokalt företag ang. ev. EU ansökan
• Besök på Leaderkontoret (EU stöd för landsbygdsutveckling) för att titta på verksamheten för en ev. kommande styrelsepost. Vi gick igenom verksamheten och de bidrag som är aktuella. Info. för KS den 15/12 då Carina Veinhede, Leaderkontoret kommer och informerar.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer administrativa kontorets månadsrapport för september 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

För Projektenheten rapportera följande för september 2010:

Kompetensplaneringsprojektet
Projektets mål är:

• att i hela organisationen implementera ett strategiskt arbetssätt för kompetensfrågor,
• att tillhandahålla ett systemstöd för detta arbetssätt.

Vi kompetensplanerar för att skaffa underlag för strategisk kompetensutveckling. Dels för att identifiera de kompetensgap vi har i förhållande till kompetenskrav (och få underlag för rätt kompetensutveckling), men också för att synliggöra våra styrkor (och kunna bidra till strategisk kompetensöverföring, samt utveckling i organisationen).

Bildningsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen har ingått i projektet sedan 2009 och har nu kommit långt i kompetensplaneringsprocessen. Det är med stort engagemang chefer och medarbetare inom vård- och omsorgs och bildningsförvaltningen kompetensplanerat, med stöd av processledare på respektive förvaltning.

Projektet är nu i genomförandefasen och breddinför kompetensplaneringen i samtliga förvaltningar. Detta har under den senaste månaden inletts med uppstartsutbildningar för chefer och processledare, på temat strategisk kompetensförsörjning.

Parallellt med detta har utbildningar pågått inom vård och omsorg- , samt bildningsförvaltningen i vårt systemstöd för kompetensplanering: Kompetensportalen.

Barn- och ungdomsprojektet
Projektet löper enligt planen. Planering har skett inför en ny omgång av anti-mobbningsprojektet ”Säg STOPP!” som genomförs i årskurs fyror under höstterminen. Forskarna från Linköpings Universitet fortsätter sin forskning på projektets olika delar och har börjat att ge de första resultaten kring den forskning som har bedrivits i Katrineholm. Presentationerna har getts till olika målgrupper i kommunen.

EU samordnare
* kontakter/möten med förvaltningschefer och projektledare inom kommunen
*möte med Somaliska föreningen ang Eu projekt och ansökan
* Utbildning via programkontoret ang. EU projekt för skolor och förskolor
*kontakter/bokningar med företag i kommunen som vill ha info. om EU finansiering
* förberedelse inför ICLD utbildning, ansökan Enviromental Technology for sustainable development.

Löneenheten
För löneenheten har under september 2010 följande arbeten varit utmärkande. Karin Österman Sundell som praktiserat hos oss har anställts.

PS-Tid har vållat stora bekymmer med månadsavslut. Vi har haft en kundträff med vår största leverantör Aditro.

Arbetet med gemensamnämnd med Gnesta har forsatt med möten för att specificera innehållet i samarbetet.

Utifrån medarbetarenkäten har vi haft ett besök av ergonom från Previa.

Tillsammans med PKO ser vi över våra anställningsavtal.

Det finns ett maskinellt fel i avstämningen av flex per den 31 augusti 2010. Det vill säga kommunledningsförvaltningens begränsningsperiods avstämning.

Innan felet är tillrättat får ingen manuellt justera saldot då det ska ske maskinellt. När avstämningen är gjord kommer information gå ut till förvaltningens chefer om hur överskjutande tid hanteras.

Jonas Langborg, personalekonom

Jonas Langeborg är ny personalekonom vid kommunledningsförvaltningen. Jonas kommer närmast från bemanningsföretaget Proffice i Västerås/Eskilstuna där han arbetade som konsultchef och rekryterare.

Tjänsten som personalekonom är helt ny i kommunen men funktionen finns i flera andra kommuner och företag. Jonas kommer att arbeta 50 % på personalkontoret och 50 % på ekonomikontoret. Huvuduppgifter är främst att ta fram personalstatistik så som till exempel sjukfrånvaro och lönekostnader. Som personalekonom kommer Jonas vara ansvarig för kommunens Personalbokslut. Vidare ingår budgetarbete och planering med fokus på personalområdet.

Om sin nya tjänst säger Jonas att det känns mycket bra.
–Jag har fått känslan att kollegor och medarbetare är väldigt engagerade och prestigelösa. Det gillar jag, berättar Jonas.

Catharina Marklund, EU-samordnare

Catharina Marklund är ny EU-samordnare i Katrineholms kommun. Hon har tidigare arbetat som EU-konsult i eget företag och som samordnare i Nyköpings kommun.

–Det känns spännande att få arbeta som EU-samordnare i kommunen och utveckla tjänsten i nya former både för kommunen och företagen på orten, berättar Catharina. Tjänsten är delad mellan projektenheten och näringslivskontoret. Som EU-samordnare har Catharina en samordnande och rådgivande funktion för EU projekt inom kommunen. Catharina kommer också att verka för utvecklade informationskanaler för EU-projekt i syfte att öka tillgängligheten. Catharina kommer att ha sin arbetsplats på projektenheten, Safiren.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer administrativa kontorets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Under juni och juli har kontoret präglats av semestrar. Löneenheten har klarat semesterperioden på ett bra sätt. Dock har lönerapporter för timanställda i vissa fall inte lämnats i tid till lönekontoret. Detta på grund av otydligt chefsansvar under semestrarna vilket vi ej har kunnat påverka. Vi beklagar de som drabbats.

Karolina Öjemalm, projektenheten

Projektenheten har passat på att ta ut mycket semester under sommarmånaderna för att kunna vara på plats när höstens aktiviteter startats. Vi har en ny medarbetare på projektenheten: Karolina Öjemalm, som vikarierar för Karin Nordén under hennes föräldraledighet under ett år. Vi har även avslutat rekryteringen av EU-samordnare, den 1 september kommer Catharina Marklund till oss.