KLF:s interna nyhetsblogg

Under maj månad har vi ägnat tid till planering och bearbetning av underlag för kommande budget. De första dagarna i maj genomfördes kommunledningsförvaltningens medarbetarrådslagsdagar och utgångspunkten för våra rådslagsdagar var att med det underlag vi har i kommunplanen och i utvärderingarna av KLF arbeta med hur vi ska ta fram underlag för våra åtaganden. Nästa steg i processen var att på kontorsnivå arbeta med underlaget från medarbetarrådslaget för att konkretisera vad projektkontoret kan bidra med. De sista dagarna i maj arbetade projektchefen tillsammans med ledningsgruppen för att sammanställa underlaget till KS åtaganden.

Projektchefen har diskuterat förslag på jämställdhetsutbildningar med utvecklingsledare på Viadidakt. Viktigt att tänka på att detta hänger ihop med vårt styrsystem och med vår kompetensplanering, där jämställdhet är en strategisk kompetens där alla medarbetare och chefer ska skatta sig.

Projektchefen har skickat in ansökan om medel till SKL, Hållbar jämställdhet . Ansökan syftar till att säkra hållbarheten i Genusmedveten styrning och har en stark koppling till kommunplanen.

Eu samordnaren har tillsammans med projektchef, kommunchef, kommunstyrelsens ordförande och kommunstyrelsens vice ordförande diskuterat hur vi ska koppla kommande utlysningar och ansökningar av Eu medel till kommunplanen.

Två nya processledare LOTS® i ska rekryteras för att säkra bland annat kommande verksamhetsplaneringar .

Maj månad har inneburit följande för de projekt som organiseras vid projektkontoret samt för EU-samordnaren:

Kompetensplaneringsprojektet

Projektets övergripande mål är att hela organisationen ska implementera ett strategiskt arbetssätt för kompetensfrågor och att tillhandahålla ett systemstöd för detta arbetssätt. Avgränsningarna säger bl a: ”…I projektets ansvar ingår också att ge chefer och medarbetare den utbildning som krävs för att arbeta strukturerat med kompetens och hantera ett kompetensverktyg. …”

Projektet är ett treårsprojekt som förlängts med ett halvår, nytt slutdatum är den 1 december i år varför projektet nu går in i sin slutfas. Delar av några av kommunens förvaltningar står nu i begrepp att börja använda Kompetensportalen i kompetensutvecklingsarbetet i sin verksamhet medan andra delar av förvaltningarna ska introduceras till Kompetensportalen för första gången. Projektet fokuserar för närvarande på att kartlägga och samla upp det som återstår för att med gemensamma krafter i projektgruppen i största möjliga mån se till att så stora delar av kommunens organisation som möjligt har börjat arbeta med Kompetensportalen innan projektet formellt avslutas efter november.

Projektet har bitvis tidigare fördröjts av diverse informationsteknologiska (IT) problem samt rent praktiska problem i samband med införandet av Kompetensportalen som IT-plattform. En del frågor av teknisk såväl som praktisk art återstår att lösa på en del håll i kommunen. Överlag har Kompetensportalen av de som hunnit börja använda den bemötts mycket positivt. Nyttan med ett kompetensplaneringssystem är tydlig för många inom kommunens förvaltningar, chefer såväl som medarbetare. Ett instrument som Kompetensportalen bidrar till att synliggöra människors kompetens, styrkor och potential, och kan på så vis bidra till att organisationen kan dra nytta av sina resurser (medarbetare) på ett alltmer optimalt vis. De flesta människor blir stärkta av att tydliggöra de kompetenser de besitter, formella såväl informella sådana, och tycker om att lyfta fram vad de kan. Kompetensportalen som instrument i kommunens styrsystem bidrar till att förtydliga vilka kompetenser som finns, vilka kompetensgap som eventuellt föreligger och därmed hur kommunens medarbetare ska utveckla sin kompetens för att gemensamt driva kommunen framåt.

På agendan för juni står:

Att fortsätta uppmuntra förvaltningarna att komma med i Kompetensportalen!
Workshops för projektgruppen där vi ska utkristallisera vilka kompetenser som ska ingå i rollen som processledare.

Att arbeta vidare med utformandet av Kompetensportalens framtid efter 1 december.

Projekt Communis

Se länk: http://katrineholm.funderar.se/2011/06/09/projekt-communis/#respond 

Ett projektdirektiv för projekt Communis, nytt intranät antogs i kommunstyrelsen i april. Syftet med Communis är att skapa en användarvänlig och tillgänglig kommunikationsplattform som underlättar och effektiviserar samarbete och arbete för anställda i Katrineholms kommun.

I dagarna planeras en förstudie påbörjas avseende införandet av ett socialt intranät i kommunen. Förstudien består av en behovsanalys som ska resultera i ett upphandlingsunderlag/kravspecifikation för det sociala intranätet. Förstudien ska även ligga till grund för slutgiltigt beslut av kommunstyrelsen rörande huruvida projekt Communis ska genomföras eller ej. Förstudien ska genomföras av en konsult och enligt plan avrapporteras redan den 8 juli 2011.

Två workshops för två olika grupper ska genomföras i förstudien. Vid dessa ska medarbetare delta som är insatta i kommunens verksamhet, behov och processer. De som deltar i nedanstående workshops får gärna ha ett intresse för eller en nyfikenhet på den sortens nya arbetssätt som t ex ett socialt intranät kan möjliggöra:

Deltagare i workshopgrupp 1 träffas förmiddag den 20/6 eller förmiddag den 30/6. Här ingår personer på ledningsnivå. Totalt ca 15 personer.

Deltagare i workshopgrupp 2 träffas eftermiddag den 20/6 eller eftermiddag den 30/6. Här ingår personer från alla förvaltningar, de som deltar bör ha god kännedom om hela förvaltningens verksamhet och de behov och processer som finns, dock inga chefer. Totalt 15-20 personer.

Det är avgörande för förstudien och därmed i förlängningen för det tilltänkta projekt Communis att så mycket som möjligt rörande kommunens verksamhet och processer lyfts fram under ovanstående workshops.

Förstudien ska bl a identifiera följande:
• Syfte och mål med det sociala intranätet
• Målgrupper som intranätet ska stödja
• Behov: vilka behov som målgrupperna har som det sociala intranätet ska stödja
• Funktioner: slutsatser utifrån behoven om vilka funktioner som det sociala intranätet ska innehålla.

Allas aktiva deltagande i Communis förstudie är avgörande för att få en tydlig bild av vad som behövs om vi framöver ska skapa ett socialt intranät som kan gagna oss alla som arbetar för Katrineholms kommun!

Projektet Heltid en rättighet och deltid en möjlighet

Projektplan med kommunikationsplan arbetas nu fram. Möte tillsammans med kommunstyrelsens ordförande kring projektet och hur det ska kommuniceras internt och externt.

Barn- och ungdomsprojektet

Under maj månad har det varit mycket fokus på två av projektets fyra delar, SET- och DISA-metoden. Under månaden har en ny SET- och DISA-utbildning marknadsförts i kommunen. Utbildningen riktar sig till personal inom skolan, elevhälsan, kyrkan, fritidsverksamhet m.fl. Utbildningarna är planerade att genomföras under hösten 2011. I maj har även två SET-handledare utbildats till instruktörer i metoden för att åstadkomma effektivisering och för att förbättra implementeringen av metoden i ordinarie verksamhet. Detta för att kunskapen om metoden ska finnas inom den befintliga verksamheten efter projektets slut. Månaden har även ägnats åt att skriva rapport till Statens folkhälsoinstitut, som är projektets finansiär.

Projekt Katrin e-holm

20 maj hade projektgruppen och EU-samordnaren en nätverksträff med Nyköpings kommuns projektgrupp för e-tjänster. Nyköping använder samma e-tjänstleverantör som Katrineholm och vi planerar att söka EU-bidrag tillsammans.

Projektet arbetar vidare och vi har sex nya e-tjänster på gång som vi ska lansera i juni.

Projektledaren har varit på ett seminarium med e-delegationen om framtidens e-tjänster, samt en utbildning i verktyg för att bygga e-tjänster.

Energieffektiviseringsprojektet

Under maj månad hade vi möte med styrgruppen och gick igenom projektplanen. En ordförande i gruppen utsågs som blev miljöchefen. Data som underlag för nulägesanalysen samlas in från flera håll i kommunen samt KFAB. Arbetet med att skriva och samla in data fortsätter.

EU-samordning

Eu samordnaren deltog i Regionförbundets möte med kommuner för att diskutera en eventuell gemensam ansökan av ett utvecklingsprojekt med fokus för Katrineholms del på miljövänliga transporter där projekt för näringslivsändamål och KLC är ett aktuellt område. Har deltagit i KLC projektgrupps möte inför projektansökan.

Rapport från Eu strategi för smart och hållbar tillväxt, projekt EU 2020 going local tema energi och hållbara transporter, samt genomgång av kommunernas prioriterade miljömål med fokus på klimat, vatten, mark, byggande och boende samt öka nyttjande av förnyelsebar energi.

Planeringsmöte projekt ALF tillsammans KFV, ett utvecklingsprojekt för företag med fokus på ledarskap och management. Samverkan inom näringslivet och näringslivsbefrämjande utvecklingsarbete

Möte med ESF Örebro inför vår ansökan med Viadidakt, återtag av den gamla – en ny ska skickas in i höst. Projektet syftar till integration av personer från annan bakgrund och att ge dessa möjligheter till en lättare väg in i det svenska samhället. Besök av Europeen minds inför vår ansökan med Viadidakt för att säkerställa projektformulering

Besök i Eskilstuna hos Birgitta Berg, EU samordnare för att utveckla samarbete mellan kommunerna.

Träff med BIT center i Björkvik, EU info och behovsanalys från företagen och organisationerna i Björkvik. Landsbygds utvecklings arbete

Besök Göteborgs hamn och logistik centrum. Studiebesök med NÄT för att titta på gröna transporter som är aktuellt för koppling till KLC arbetet

Möte med Charles Tumanii, Tanga fresch, projekt Tanzania SIDA projekt i kommunen, där Tanga Fresch är en kund för företag i kommunen vad det gäller solpaneler. Affärsuppgörelsedagar här i Katrineholm.

Möte med Stig Ahlström, Bildningsnämden. diskussioner kring EU verksamhet och vad man kan göra i kommunen

De första dagarna i maj var det medarbetarrådslag. Det var två lyckade dagar där många intressanta diskussioner fördes och många bra förslag kom fram från medarbetarna. Representanter från Skill presenterade årets medarbetarundersökning. Ekonomi- och upphandlingskontoret fick i år ett samlat medelvärde på 3,23 och får överlag höga betyg för de betygsatta områdena. De områden som får högst betyg av är kompetens samt återkoppling och tydlighet. Tillgänglighet och drivande inom sitt område är de områden där kontoret får lägst medelvärden. Kontoret har sänkt sitt medelvärde överlag men höjt sitt medelvärde inom områdena effektivitet och återkoppling.

Under maj månad har två nyanställda börjat på kontoret. Marita Asplund-Håkansson som redovisningsekonom och Roland Johansson som upphandlare. Under månaden har fem personer intervjuats till upphandlingschefstjänsten. I början av juni blev det klart, Jonas Langborg är vår nya upphandlingschef. Jonas arbetar idag på personalkontoret.

Under månaden genomfördes lönesamtal med samtliga medarbetare.

Kontoret har varit inblandat i flera utbildningar både som deltagare och utbildare, bl a utbildning om intern kontroll, utvärderingsmonstret samt planeringsdag om budget med koncernschefsgruppen.

Från och med den första maj ska enbart den rekvisition som skapas i Proceedo användas vid inköp som görs av medarbetare i Katrineholms kommun. I samband med detta infördes även enhetliga referenskoder. Båda dessa åtgärder görs för att öka säkerheten vid beställningarna, förenkla fakturahanteringen och på sikt öka kommunens avtalstrohet. Säkerheten ökar bl.a. genom att vi vid användande av rekvisition alltid kan garantera att rätt person (den attestberättigade) har godkänt ett inköp innan det sker. Fakturahanteringen förenklas på det sätt att den attestberättigade enbart behöver godkänna ett inköp en gång, stämmer fakturan överens med villkoren på rekvisitionen behöver ingen ytterligare attest göras – fakturan matchas automatiskt i systemet. Användandet av rekvisitioner skapade i Proceedo har ökat med 82% sedan april.

Vi har två överprövningar i Länsrätten som inte är avgjorda – asfaltsentreprenad samt lås och låstjänster. Vi har påbörjat arbete med bankupphandling. Vårt nuvarande avtal som vi har med Sörmlandsbanken löper ut vid årsskiftet.

Nätverket Mellannyckeln har haft sitt möte i Katrineholm och verksamhetscontrollern har även deltagit i projektledarnätverket för KKiK. Förvaltningsekonomerna har deltagit i arbetet med att ta fram åtaganden och mål för sina förvaltningar. Verksamhetscontrollern har bistått både KFAB och förvaltningar med stöd i arbetet med mål och åtaganden

Under månaden har arbete skett kring utveckling av kommunens investeringsredovisning och en genomgång av arbetsätt och rutiner anläggningsregistret har påbörjats.

Under månaden har 5 964 st fakturor (6 197 st maj 2010) behandlats av gruppen, av dessa var 1 104 st abonnemangsfakturor (733 st maj 2010). Det har under maj skapats 913 st order i Proceedo, varav 488 var rekvisitioner motsvarande siffra för förra året är 534 respektive 218 st.

Maj

Maj

Löneenheten

Första veckan i maj implementerades det nya behörighetssystemet Neptune som hanterar rättigheter i lönesystemet, PS Förhandling och PS Utdata. Många timmars arbete ligger bakom detta införande som naturligtvis involverade IT-kontoret.

Under månaden har även de första ”nya” lönerna för 2011 bearbetats och betalats ut. Detta arbete fortskrider sedan löpande för respektive avtalsområde och förvaltning. Sista retroaktiva lönerna betalas ut i oktober.

Vidare har semesterersättning betalats ut till våra medarbetare som arbetar enligt PAN-avtalet (personliga assistenter).

Personalenheten maj 2011

Traineeprogrammet för framtidens chefer och ledare i Katrineholms kommun fastställdes under maj månad. Rekryteringsannons har gått ut och ansökningstiden avslutas i juni.
I slutet av maj genomfördes en dag med Storytelling tillsammans med Matts Heijbel, konsult. Dagens inleddes med en inspirationsföreläsning av Matts som sedan övergick till en workshop med en ”skördefest” där ett antal stories berättades. Sex av dess filmer filmades och kommer att kunna användas i arbetet med kommunens arbetsgivarmärke. 26 medarbetare deltog på första delen och 13 medarbetare deltog på efterföljande workshop. Det var en mycket inspirerande dag som gav energi i rummet. En energi som flera hade för avsikt att med sig tillbaka till sina arbetsplatser för att beskriva om berättandets kraft.

Hälsoveckan genomfördes i samarbete med folkhälsostrategerna m fl. Hälsans stig uppmärksammade och det gjorde en vandring i den sköna Lustgården. Förskolan bjöds in till en masspausgympa i Stadsparken. Kommunens arbete har uppmärksammats i press.

Projektet Hel/deltid smygstartade i maj. En ny projektledare, Sigrid Perlman, är utsedd och hon har fokuserat på att arbeta fram en projektplan under den första tiden. Projektplanen är ännu inte klar men beräknas bli det under sommaren.

Maj

Maj
Under maj månad har informationskontoret arbetat med att tillsammans med Viadidakt för att ta fram utbildningar i presentationsteknik och sociala medier. Vi har tagit fram underlag till kursen i presentationsteknik, både till deltagarna och till utbildaren. Verksamhetsplanering för kontoret och för förvaltningen för nästa år har påbörjats.

Kommunikationsrådet har tillsammans utvecklat vårt samarbete som nätverk och bla har dagordningen för mötena ändrats för att mer skapa möjlighet till erfarenhetsutbyte.

En arbetsgrupp med representanter från STF och KLF har träffats och gjort en analys av möjligheten att skapa ett telesök på den externa webbplatsen. Beslut är taget i KLF-ledning att ett telesök ska skapas.

Webbutvecklingsgruppen, informationschefen, IT-chefen och webbansvarig, har träffat bildningsförvaltningen och fått visning av förslag på nya webbplatser för grundskolor och förskolor. Webbutvecklingsgruppen godtog förslaget.

En workshop om Marknadsföring har hållits med It-kontorets personal.

Rekryteringsarbete pågår för att hitta en ny medarbetare till kontoret.

Upprättat avtal med bandyklubben, Katrineholmsveckan, SMi rally. Samarbetet med arrangemanget Be the one avbröts.

En redaktionsgrupp från olika verksamheter har bildats för att uppdatera och utveckla tidningen Nyinflyttad/nyfiken på Katrineholm.

Vision 2025 Arbete pågår med att fylla Chefsrådslaget den 23 september med liv och lust för att implementera Vision 2025 hos kommunens alla chefer. Affischer ”Läge för liv & lust” framtagna till stortavlorna vid McDonalds.

STF Lokalresursgruppen har fått hjälp till självhjälp att påbörja kommunikationsplan.

Träff för nyinflyttade genomfördes den 28 maj. Nästa träff är planerad till 17 september.

Har stöttat i marknadsföring av ”Sociala medier är väl bara trams”, Diggiloo och seminarie 24 maj om idrotten som tillväxtfaktor genom pressutskick, katrineholm.se, infartstavlor, forum, utskick myndighetsbrevlådor, annonser med mera.

Informationskontoret har börjat blogga, har skapat en egen blogg och framtagit ett helt nytt bloggutseende för Ung kultur och fritid samt bloggstrategier för flera förvaltningar. En medarbetare har även samordnat teknik och strategi kring användande av sociala medier för flera förvaltningar och avdelningar, KFAB. Arbete med planeringen av projektet ”Företagslots på Facebook” påbörjades. I samarbete med Viadidakt hölls ett seminarium för allmänheten om sociala medier.

Informationskontoret ombesörjde filmning och redigering i samband med Vernissage Vision 2025 samt Storytelling-dagen samt fotografering i samband med Barngympa i stadsparken.

Pressinbjudan och pressmeddelande för utbildningen Ekokompetens har skickats ut. Det har även gått ut ett pressmeddelande om den nystartade Kostbloggen.

Vi har gjort en måltidschecklista för kosten, trycksak, att delas ut i kommunens samtliga kök.

Annons till Katrineholms Kuriren för simhallen. Fotografering och research till Kultur- och fritidsguiden 2012-2013.

Simhallsinfo på webben, specialinformation och till aktuelltspalten/nyhetslistan, om sommarens öppettider.

Samtliga medarbetare har haft lönesamtal. Informationskontoret har tagit emot en språkpraktikant under cirka två veckor.

Statistik MyNewsdesk

Totalt har det gått ut sju pressmeddelanden och fyra pressinbjudningar via MyNewsdesk. Under maj hade vi 5621 besök i pressrummet i Mynewsdesk, jämfört med april månads 3788 besök. Mest läst var ”skolverket ger 750 000 till mattesatsning”.