KLF:s interna nyhetsblogg

Arkiv för maj 2011

Medarbetarrådslaget 2011 har utvärderats. Ungefär hälften av deltagarna har besvarat enkäten. I nedanstående länk kan du läsa alla svar och kommentarer.

Utvärdering av medarbetarrådslag 2011

Enkätsvaren kommer nu analyseras för att förbättra formerna för planeringsprocessen nästa år.

Inför hösten 2011 söker ledningsgruppen två nya processledare i LOTS® till förvaltningen. Planering, samordning och utveckling av kommunledningsförvaltningens LOTS® arbete organiseras vid projektkontoret och syftar till att utgöra ett stöd till kontorscheferna i verksamhetsplaneringsprocessen.

För att vara processledare i LOTS® behöver du inte ha någon expertkunskap om de olika verksamheterna. Goda egenskaper är snarare öppenhet, nyfikenhet och en vilja att bidra till vår gemensamma utveckling. Som processledare agerar vi inom hela förvaltningen varför förståelse för helheten i planeringsprocessen är viktig berättar LOTS- processledaren Jenny Bolander.
Rollen som processledare i LOTS® innebär att tillsammans med kontorscheferna planera för genomförandet av verksamhetsplaneringsdagarna samt att lotsa medarbetare och chefer genom verksamhetsplaneringsdagarna. För detta får du utbildning i LOTS® metoden samt i processledarmetodik.

Vill du veta mer om vad det innebär att vara processledare i LOTS® kan du kontakta Jenny Bolander eller Sigrid Perlman och om du vill bli en av KLF:s processledare i LOTS® maila till Anna Johansson. Senast den 23 juni 2011 behöver vi ha din intresseanmälan.

E-beställningar görs där det är möjligt till 100 procent

Andel beställningar mäts månatligen för de fem mest frekvent använda beställningsbara leverantörerna. Dessa är Lyreco Sverige AB, Lekolar AB, Papyrus Sverige AB, Onemed Sweden AB och Östgöta automater AB. Antalet fakturor från dessa leverantörer var under april månad 467 och av dessa var 388 orderbaserade, detta ger en andel på 78%. Störst andel e-beställningar görs hos Onemed (97%) och minst andel e-beställnignar görs hos Östgötaautomater (61%). Andelen e-beställningar har minskat sedan mars då siffran var 86%. Minskning har skett hos samtliga leverantörer som mäts.

Andel inköp från upphandlade leverantörer ökar. För de fem största leverantörerna ska avtalstroheten vara 100 procent 2011

De fem största leverantörerna har identifierats utifrån uppgifter från 2010 där det framgår vilka leverantörer som var störs omsättningsmässigt och antalsmässigt. Utifrån detta material har de fem leverantörer som anses mest påverkbara valts ut och dessa är; Menigo Foodservice AB, Lyreco Sverige AB,  Papyrus Sverige AB, Onemed Sweden AB och Sörmlands resebyrå. För april har avtalstroheten hos alla utom Menigo mätts och den totala avtalstroheten uppgick till 76%. Avtalstroheten för mars månad var 81% vilket gör att avtalstroheten minskat med 5 %-enheter under april månad. Bäst vara avtalstroheten hos Onemed där den uppgick till 97% för april månad och sämst var den för Papyrus där den uppgick till 68% under samma månad.

Andelen avtal som kan e-beställas ska öka med 25 procent under 2011

Antalet beställningsbara avtal i Proceedo var vid årets början 30, idag är antalet 31. Det avtal som tillkommit är Björnkläder AB. Arbete pågår för att identifiera potentiella leverantörer. Utfall är 3% av 25%.

Barbro Kågebrand för utmärkelse

Vid måndagens kommunfullmäktigesammanträde utdelades Individuell utmärkelse för 2010. Utmärkelsen tilldelades Barbro Kågebrand, Löneenheten för hennes engagemang som pausgympaledare. Barbro har under 19 år lett pausgympa två gånger om dagen för sina arbetskamrater vilket innebär ca 8.500 gånger. Utmärkelsen bestod av 15.000 kronor samt blommor och diplom.

Individuell utmärkelse kan tilldelas enskild person anställd i kommunen som gjort en extra ordinär insats utöver vad som kan krävas i de normala arbetsuppgifterna och som främjar effektivitet och engagemang. Alla anställda i kommunen kan nominera någon annan anställd.

I kommunen finns ytterligare en utmärkelse, arbetsmiljöutmärkelse. Den delas ut till arbetsplatser eller arbetsgruppen som arbetar aktivt med interna förbättringsåtgärder inom arbetsmiljöområdet och som gynnar personalen/verksamheten. Ingen arbetsmiljöutmärkelse delades ut för 2010, vilket innebär att det finns mer pengar att fördela för 2011.

Tommy Myllymäki är kocken som satt Katrineholm på matkartan i Sverige och i världen. Han vann Årets kock 2007 och tävlat i världens mest prestigefyllda matlagningstävling Bocuse d’Or där han kom på en hedrande silverplats. 2010 blev han utsedd till ambassadör för Katrineholm.

Den 19 och 20 maj gästspelar Tommy tillsammans med kollegan Magnus Saleborn på Restaurang Scandinavia i Moskva. Tommy blev inbjuden till Moskva via fjolårets gästkock tack vare att han lyckades så bra i Bocuse D’Or, en tävling som kan ses som ett kock-VM . 

Tommy säger på telefon från Moskva att han satt samman en specialkomponerad meny bestående av smakprov från olika tävlingar. Det blir en vårmeny som passar tillfället.

När vi ställer frågan till Tommy om han varit i Moskva, Ryssland tidigare svarar han: ”Ja, jag var här för tio år sedan som passupp-pojke till Erik Lallerstedt. Det är lite roligt. Så det är andra gången jag är här.”

Vi önskar Tommy Myllymäki lycka till i Moskva!

Vill du vara med och skapa arbetsgivarmärket för Katrineholms kommun? Vill du lära dig mer om storytelling, historieberättandet? För mer information och anmälan klicka på respektive länk nedan:

Storytelling – föreläsning. Läs mer här.

Storytelling – föreläsning och workshop. Läs mer här.  

För att öppna inbjudan ovan i ett separat större fönster – klicka här

Ledningsgruppen vill tacka alla medarbetare för ett stort engagemang och en härlig vi-känsla på medarbetarrådslagsdagarna den 2 och 3 maj. En utvärdering av medarbetarrådslaget kommer inom kort att skickas med e-post till alla medarbetare. Det är mycket viktigt för oss att få höra era synpunkter om dagarna, så svara på enkäten så snart som möjligt.

Den 2 -3 maj

Vi träffades på Hjälmargården för att tillsammans bidra till ett underlag för kontorscheferna då de ska ta fram åtaganden i Övergripande plan med budget och inleda förvaltningens verksamhetsplanering. Ett viktigt syfte med dagarna var också att lära känna varandra bättre på förvaltningen.

Under förmiddagarnas grupparbeten diskuterade vi vad kommunledningsförvaltningen kan göra för att målen i kommunplanen ska nås, vilken samverkan som behöver ske och vad som kräver extra fokus år 2012. På eftermiddagarna diskuterade vi resultatet av Skill-enkäterna och hur man kan dra lärdom av varandras framgångar och styrkor. Mycket av det som kom fram i diskussionerna handlade om liknande saker. Här kommer exempel på områden som vi pratade om på medarbetarrådslaget 2011:

Ökad samverkan

Medarbetarna vill ha mer samarbete mellan kontor och förvaltningar. Många förslag kom upp kring hur detta skulle kunna ske. Ett exempel är ett gemensamt kommunhus. Ett annat är att mötas i Öppna rum en gång per månad för att bolla tankar och idéer över kontorsgränserna. Att praktisera hos varandra, eller på andra förvaltningar, och att besöka varandras arbetsplatsträffar var också uppe.

Vi måste ha ett tydligt uppdrag för att kunna vara tydliga utåt. Folk förväntar sig ibland ”fel” saker. Vi vill ha en tydligare bild av vilka förväntningar som finns på oss. Vi behöver också visa vad som faktiskt görs.

Vi behöver fokusera på att ge stöd till den nya samhällsbyggnadsförvaltningen.

Effektiv organisation

Vi behöver jobba över kontorsgränserna för att uppnå våra mål. Vissa frågor, till exempel ett nytt intranät, behöver vi kraftsamla kring. Vi behöver se att även om en uppgift tar mycket tid kan den vara bra att göra klart den tillsammans för att kunna tjäna på det – och vinna tid – i längden. Allt vi säger att vi ska göra måste någon vara ansvarig för, annars riskerar frågan att hamna mellan stolarna.

Vi behöver vara flexibla och ha lokaler och teknik som stödjer detta, exempelvis flexibla arbetsplatser. All information ska vara sökbar, det skulle spara mycket administration.

Det skulle behövas support att få på mjukvaror och bättre kurser i Officepaketet.

Det är viktigt att alla får samma grundintroduktion, till exempel kunskap om vissa styrdokument och möjlighet att besöka kontor och förvaltningar som berörs av den egna verksamheten. För att Katrineholms kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare måste alla arbeta aktivt med värdegrunden. Vi är alla ambassadörer och behöver prata gott om kommunen.

Utveckling

Vi behöver utvärdera oss oftare – är utvärderingen rätt och ställer vi rätt frågor? Vi behöver identifiera våra svaga områden – vad är vi dåliga på och vilka kan vi lära oss av? Vad är viktigast att bli bättre på? Förra året tillsköt man lönepengar – utifrån skill-enkätens resultat. Detta diskuterades under rådslaget. Fortsatta diskussioner har förts på bloggen http://katrineholm.funderar.se/2011/05/04/medarbetarradslag-skill-och-loner/.

Tvärfrågorna

Vi på KLF är förebilder och tvärfrågorna ska alltid lyftas i all ärendehantering, beredning, budget och rekrytering. Kanske behövs en operativt ansvarig på varje förvaltning? Kanske skulle man kunna ha samverkansgrupper på kontorsnivå med regelbundna möten kring frågorna.

Folkhälsa

Kommunen som organisation ska vara välmående för att kunna se till att medborgarna mår bra. Det är viktigt att vi håller vår värdegrund ska levande!

Förutsättningarna för friskvårdstimmen behöver förtydligas. Det ska också finnas tid för friskvårdstimmen. Regelbundna hälsoundersökningar skulle öka kommunens anseende som arbetsgivare.

Jämlikhet

Rekrytera olika – alla jobb kanske inte kräver samma höga kunskapsnivå kring svenska språket. Göra det lättare för invandrare – ta tillvara kompetens även om personen inte kan perfekt svenska. Språkpraktikanter – ge praktik på rätt nivå.

Jämställdhet

Arbeta proaktivt mot fördomar för att lyfta fördelar med att jobba kommunalt. Få större spridning, fler tjejer på till exempel IT.

Tillgänglighet

Öppenhet är tillgänglighet. Det finns både digitala och analoga klyftor. Vi måste tänka på vårt språk, våra öppettider, och så vidare. Vi behöver samordna oss och vår information så att det blir enkelt för medborgarna. Ett medborgarkontor skulle förenkla, alternativt en utökad kommunväxel. Många har inte tillräcklig kunskap för att kunna nyttja de nya informationskanalerna.

 KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Februari 

Månaden har kännetecknats av arbete med internbudget, medarbetarsamtal och möten med kommunens Lots coacher. Lots coacherna har påbörjat planering av 2011 års medarbetarrådslag. KLFs medarbetarrådslagsdagar kommer i år att genomföras den 2 och 3 maj.

Februari månad har innburit följande för de projekt som organiseras vid projektkontoret smat för EU-samordnaren:

Kompetensplaneringsprojektet
Projektets aktiviteter i genomförandefasen består till största del av utbildningar i Kompetensportalen, samt workshops för att ta fram kompetenskrav för de arbetsuppgifter vi har idag och står inför i framtiden. Utbildningarna i Kompetensportalen har resulterat i flera förbättringsförslag, och utifrån dessa förslag har anpassningar gjorts denna månad i systemet. Under månaden har Katrineholm dessutom varit värdar för ett studiebesök från Göteborgs och Västerås stad. Båda städerna står inför att börja kompetensplanera och ingår dessutom i nätverket för kommuner som kompetensplanerar.

Barn- och ungdomsprojektet
Under månaden har mycket tid ägnats åt att planera en trygghetsvandring med ungdomar, inför öppnandet av Lokstallarna. Trygghetsvandringen kommer att genomföras under mars tillsammans med ungdomar, kommunpolisen samt tjänstemän från kommunen. Det är en metod för att upptäcka och åtgärda platser som upplevs som otrygga eller bedöms vara osäkra, för att skapa en bättre och tryggare närmiljö. Planeringen inför trygghetsvandringen är ett bra exempel på hur vi kan öka samverkan mellan olika förvaltningar och andra organisationer i kommunen.

Energieffektiviseringsprojektet
Den 2 februari blev ett nytt kontor klart och arbetet med en projektplan påbörjades. Den bygger på det tidigare projektdirektivet. Kontakter och nätverk inom projektet upparbetades och möten runt projektet har genomförts. Ny styrgrupp liksom projektgrupp har tagits fram och projektplanen är i stort sett klar.

Katrin e-holm
I februari hade vi uppstart av projektet för projektgrupp och för styrgrupp. Arbete med projektplan påbörjat samt planering för Kickoff med workshop den 4 mars.

EU-samordning
Under månaden har EU-samordnaren besökt Almi och Enterprise european network samt Tanzanias ambassad inför ett SIDA projekt. Inom ramen för samma projekt har man besökt Låttra briketter.

Som en del av planeringen inför Logistikcentrums EU ansökan har Trafikverket besökts.

Dessutom har en del av arbetet under månaden varit att stötta arbete med Viadidakts ansökan till ESF.

April

KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

April

Arbetet med att föra ut Vision 2025 har påbörjats. Tillsammans med ekonomi- och upphandlingskontoret och kulturhuset har en vernissage med efterföljande utställning planerats 2-15 maj. Visionen har annonserats i uppslag i Kuriren, på Katrineholm.se, Facebook och twitter. Anpassningar i pressmeddelanden, presentationer och andra material har också inletts. Transformering till mallar för Mac-datorer har påbörjats. Ett bildavtal har också tecknats för att få nya bilder och kunna visualisera visionen på ett bra sätt. Möte med KFV MF AB för att koppla ihop Vision 2025 med budskapsplattformen för varumärket Sveriges Lustgård och få visionen synlig t ex vid järnvägstunneln.

Tillsammans med ekonomi- och upphandlingskontoret har  info arbetat med att ta fram riktlinjer för hur kommunens ekonomiska information kan bli bättre och enklare för kommunens invånare. Bl a har en kommunikations- och tidsplan tagits fram för när informationen ska gå ut under året.

Informationskontoret har inventerat KLF s skyltar inne och ute i nämndshuset, Ava-huset och Safiren. Detta för att se vilka skyltar som är inaktuella, att de är enhetligt utformade och vad det skulle kosta att ta fram nya skyltar.

Vi har hjälpt personalkontoret att ta fram en kommunikationsplan för internt traineeprogram för blivande chefer. Vi samarbetar också med STF och IT-kontoret för att undersöka möjligheten till ett externt telesök.

Arbetat med samarbetet med talangtävlingen Be the One. Träffat ett antal föreningar angående framtida marknadsföringssamarbete. Avtal har träffats med KAIK.

En informatör har deltagit i projektet att minska Digitala klyftan på biblioteket 18 april.

12 april var tre informatörer med på Nätverksträff för informatörer i Sörmland

Arbetet kring Körslaget och Team Gabriel fortsatte bland annat med ett mycket lyckat evenemang i Stadsparken som lockade fler katrineholmare än någonsin dit. Middagen som tack och avslutsträff på Hotel Statt blev också mycket lyckad och nu återstår lite efterarbete med bland annat kommunikation kring var CD-singeln ska säljas. Facebooksidan för Körslaget Katrineholm har hållit sin ställning som den största Facebooksidan rörande Körslaget och den största Facebooksidan med anknytning till Sörmland över huvud taget.

Nya bilder har tagits tillsammans med NÄT för att bättre illustrera Katrineholms logistikcentrum. Dessa ska göras tillgängliga via Flickr.

Diggiloo och biljettförsäljningsställen marknadsförs via Katrineholm.se

Projektet med geotaggningen och Katrineholm 3.0 har avrapporterats. De delar av projektet som rör geotaggning och platsbaserad information ska inarbetas i katrineholm.se. Den bakomliggande plattformen vilandeläggs i avvaktan på resultat av föreningsutredningen.

Allt material till Kultur- och fritidsguiden 2011/2012 sammanställdes och skickades till tryckeriet. Distributionen skjuts på en vecka på grund av miljön – vårt utskick blev det enda den veckan så de frågade om det var okej att vi sköt fram utdelningen en vecka så kunde de köra tillsammans med en annan leverans för att spara på miljön, vilket vi naturligtvis godkände.

De två, fina tavlorna som målades under Earth Hour auktionerades ut på Facebook och två glada vinnare fick var sin tavla.

En informatör har gått en vidareutbildning i att skriva lättläst. Utbildare var Centrum för Lättläst genom Viadidakt.

Ett antal informationschefer från länet har varit på nätverksträff i Katrineholm och dagordningen innehöll fakta om Katrineholm, hur vi arbetar med kommunikation o marknadsföring, sociala medier och omvärldsbevakning samt det digitala biblioteket. Föredraget om sociala medier blev så uppskattat att de två informatörerna även fått förfrågan om att berätta om temat för hela länets informatörsnätverk i höst.

Thomas Selig har nu ett vikariat på sex månader som informatör. En kravprofil och en annons för rekrytering av informatör har tagits fram. Annonsen har gått ut internt och externt.

APT genomfördes den 5 april för att gå igenom kompetensutvecklingsprojektets del ett som rör arbetsuppgifter. Den 8 april genomfördes en APT för att diskutera våld och hot på jobbet och gruppen kartlade riskerna på vår arbetsplats via en riskinventering som finns i Arbetsmiljöverkets föreskrift. Därefter återkopplade informationschefen från UL-resultatet, där medarbetarna svarat på en enkät som rörde informationschefens chefs- och ledarskap. Hela informationskontoret arbetar med Previa för att se över vår arbetsmiljö.

Statistik

Under april har vi skickat ut tre pressmeddelanden och tre pressinbjudningar. Det mest lästa pressmeddelandet var Katrineholms Tekniska College med 377 läsare, vilket är mycket för våra pressmeddelanden. Den i särklass vanligaste sökningen i samband med Katrineholm var under april inte helt förvånande Team Gabriel. Totala antalet visningar i pressrummet var 3870. I nationell media har Katrineholm främst förekommit i samband med artiklar om körslaget och upptäckten av dvärgbandmasken.

.