KLF:s interna nyhetsblogg

Arkiv för augusti 2010

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer stabens månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Work in progress "Lokstallarna"

Rekryteringen av en säkerhetsstrateg har fullföljts i samverkan med VSR och Vingåkers kommun. Den vikarierande folkhälsostrategen Anna Arvidsson och säkerhetsstrategen Johan Harter har därefter tillträtt sina befattningar under juni.

Juni och juli har inneburit introduktion för säkerhetsstrategen, som bl.a. läst in sig på aktuella planer. Säkerhetsstrategen har arbetat vidare med frågan om bildande av en lokal krishanteringsgrupp inom ramen för kommunens samordningsansvar. Under sommaren har bland annat åtgärder fått vidtas med anledning av genomförda och planerade intrång i skyddsrum.

Brotts- och skadeförebyggande rådet har uppdragit åt folkhälsostrategen att bistå i att sammanställa ett gemensamt kalendarium för brott- och skadeförebyggande arbete inom kommunen. Ett arbetsgruppsmöte hölls i början av juni där Polis, VSR och KLF medverkade. Kalendariet kommer att innehålla information om aktiviteter/insatser som görs samt datum, målgrupp, ansvarig verksamhet och kontaktperson för dessa aktiviteter. Kalendariet kommer att fungera dels rent informativt för vad som är på gång inom olika verksamheter och dels förväntas det bidra till samverkan mellan de olika aktörerna på området.

En ansökan för medel till ANDT-arbetet har skickats in till Länsstyrelsen den 23 juni. Beställare är SOC. Folkhälsostrategen har fungerat som stöd i arbetet med att färdigställa ansökan.

Hälsans Stig, Katrineholm

Arbetet med att säkerställa beredningsprocessen i folkhälsoutskottet (och personalutskottet) har fortsatt. Beredningsmöten för FU sker fortsättningsvis tre veckor innan utskottets sammanträde. Kallelsen till FU återfinns på G: och uppdateras så snart ny information/nya punkter tillkommer.

Folkhälsostrategen fick i uppgift (av kommunchefen) att samordna frågor samt jury till en trafiksäkerhetstävling på webben, vinst är reflexvästar med kommunens logotyp på. Detta arbete pågår, representanter från STF och VSR håller på att ta fram frågor och kommer även att ingå i juryn tillsammans med representant från KLF.

Arbetet med välfärdsbeskrivning pågår parallellt med arbetet med att ta fram övergripande mål för kommunens folkhälsoarbete.

Diskussion är inledd med informationskontoret kring utveckling av folkhälsa på hemsidan och kring att göra hemsidan mer levande, exempelvis genom kontinuerliga uppdateringar.

Ett webbaserat verktyg för att möjliggöra insamling och spridning av hälsofrämjande insatser och evidensbaserade metoder för folkhälsoarbetet, kallat metodbank, är under utveckling. Det är västra Götalandsregionen i samverkan med Folkhälsoinstitutet som bedrivit utvecklingsarbetet och landstinget Sörmland har nu valt att tillsammans med länets kommuner testa modellen. Katrineholms kommun deltar i utvecklingsproces­sen för innehåll och utformning av metodbanken. Arbetet kommer pågå under hösten 2010, metodbanken planeras sedan att lanseras nationellt under 2011.

Inom ramen för förvaltningens ansvar att effektivisera administrationen har kommunsekretariat och stab tillsammans med informationskontoret arbetat med en översyn och uppdatering av Skrihjälpen.

Det övergripande arbetet med sammanhållningen och planeringen inför genomförandet av de allmänna valen den 19 september har fortsatt under juni och juli. Aktiviteterna följer uppsatt tidsplan.

Arbetet med implementeringen av tjänstedirektivet pågår. Första etappen som består av att sammanställa en bruttolista över styrdokument som kan tänkas vara berörda är gjord.

Uppdraget att utveckla en resepolicy för miljövänliga transporter genomförs tillsammans med kommunekologen och har nu kommit så långt att ett utkast föreligger. Översynen av kommunens överförmyndarorganisation avrapporterades till KS den 23 juni.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer kommunsekretariat och kommunarkivets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Ett projekt som pågår även under sommaren är att ordna och omförteckna fotografier som lånades under 2000-ca 2002 i samband med bokprojektet Katrineholms Historia. Dessa lämnades liggande i travar utan att man hade angett respektive signum för att kunna återföra bilderna till rätta volymer. Även andra bilder har under åren lånats utan angivande av signum Bilderna förtecknas nu in i nya nummerserier där även nytillkomna bilder förtecknas. Det är ett tidskrävande arbete som kräver stor noggrannhet.

En uppföljning har skett gällande de word-mallar som uppdaterats under året. Det har visat sig att vissa av mallarna behöver korrigeras.

Inom ramen för förvaltningens ansvar att effektivisera administrationen har kommunsekretariat och stab tillsammans med informationskontoret arbetat med en översyn och uppdatering av Skrivhjälpen.

Förberedelserna inför de allmänna valen i september har fortskridit och organisatio­nen i valdistrikten har färdigställts. De vallokaler som används är inbokade och registrerade i valdatasystemet. Organisationen för förtidsröstningen och institutions­röstningen den 12 september blev färdigställd under juni. Planeringen inför utbildning av valförrättare har fullföljts.

Svartbäcken, tävlingen "Jag hjärta Sörmland"

 Juni

Under juni månad har informationskontoret tecknat avtal med Storstadspress om Tidningen Nyinflyttad/Nyfiken på Katrineholm för 2010/2011. Utvärdering av säsongens marknadsföringssamarbete med Katrineholms bandy och Katrineholms Volleybollklubb är genomförd. Detta för att vässa marknadsföringsinsatserna och kunna ta fram nytt material. Uppdraget om lathund för hantering av bilder är avskrivet då detta ska införlivas i arbetet med varumärkesarbetet och arbetsgivarmärket eftersom det berör värdeord.

Ärenden om varumärkesarbete och profilprodukter har tagits fram och beslutats om på kommunstyrelsen den 23 juni. En ny mapp är framtagen utifrån den grafiska profilen. Fickfakta är uppdaterad och 200 nya faktablad är framtagna. Kommunfakta på webben är uppdaterad.

En film med anställda i kommunen som syftar till att locka fler att välja arbeten i offentlig sektor och specifikt Katrineholms kommun är framtagen. Artiklarna om medarbetarna i tidningen Succé finns nu också på webben under rubriken medarbetarna har ordet.

Planering och genomförande av kommunens medverkande på en Energikonferensen den 3-4 juni är genomförd. I uppdraget ingick även att marknadsföra evenemanget.

Arbete med KLF:s budget med investeringar osv inför 2011. Ett budgetunderlag för en ny intern kommunikationsplattform (internt nät) är framtaget. Vi har också arbetat en del med att ta fram nyckeltal för vår verksamhet.

Mappar för alla funktioner som kan bli aktiverade i händelse av större och/eller längre kris är framtagna. All krisinformation finns på två USB-minnen. Mappar samt USB-minne är nu placerade på de platser där informationen ska finnas tillgängligt. Två datum för krismöten är inbokade i höst. Vid ett av tillfällena genomförs en kriskommunikationsövning.

Översyn och bearbetning av skrivreglerna har gjorts i samarbete med stab och sekretariat.

Information på webben samt en utställning på kaféet på Djulö camping med bilder som tagits av Särskolan Ängen inom ramen för Du & EU.

Nio pressmeddelanden skickades ut, bl.a. ett efter analys av SKL:s granskning av kommunernas webbplatser.

Utställning Gamla Vattentornet i ny skepnad avslutades med sammanställning av synpunkter och namnförslag.

Tillsammans med Näringsliv och Tillväxt utformades ett faktablad om mark och etablering.

Nu finns information utlagd om vigsel och begravning på webbplatsen

Kommunstyrelsen fick återrapportering av frågor som rör statistik för webben. RSS-flöde från offentliga jobb till de sociala medierna är beställt och klart

Ett PM som reglerar hur fem ungdomar under sex månader i höst ska arbeta med Katrineholm 3.0 är framtagen. Språkpraktikperiod nummer två under våren är nu avslutad.

På APT har vi gått igenom resultatet av medarbetarenkäten för KLF och påbörjat ett arbete för arbetsmiljön och arbetsglädjen genom att studera och diskutera Dubbelstjärnan av Ben Furman och Tapani Ahola.

Informationschefen var tillförordnad kommunchef vecka 26.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer IT-kontorets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Juli

Juli är semesterperiod vilket märks på antalet inkommande ärenden som har sjunkit till hälften av det normala. Att vi också tog ett rejält grepp om att få ordning på Terminalservrarna, har även det bidragit till att det inte har kommit in så många ärenden.

Med anledning av detta har det funnits utrymme att fokusera på att gå igenom alla ärenden och lösa så mycket som möjligt. Resultatet i siffror att vi har kunnat sänka antalet öppna ärenden från strax över 800 till 500 vilket är lägsta nivån sedan augusti 2009.

Flytt av Sofia, vård- och omsorgsförvaltningens journalsystem, till den nya domänen har genomförts den 6 juli. Sofia var den sista delen i flytten till ”nya domänen ADM för vård- och omsorgsförvaltningen så i och med detta är vård- och omsorgsförvaltningen också helt klara och alla konton inkluderat servrar är avstängda i kholm.

Flytt till ”nya helpdesk” genomfördes, tillfälliga helpdesk är återställt till konferensrum.

Nätverksutrustningen till Nävertorps skola är levererad för konfiguration, beräknad driftsättning vecka 32.

Stadsparken, Stadshuset Gröna Kulle

Juni

Då vi har haft diverse återkommande problem gällande nätverk, har mjukvaran uppgraderats i huvudroutern samt att den har startats om (14 juni).

Vi har påbörjat ett prisprojekt för att förenkla prisbildning av våra tjänster på IT Kontoret.

Möten gällande e-tjänster har hållits med SOC och Miljöförvaltningen. Inbjudande gällande inledande möte angående e-tjänster har gått till samtliga förvaltningar men gensvaret har varit väldigt tunt. Vi tror att en bidragande orsak till detta kan vara rädslan för kostnader införande av e-tjänster genererar. Dessa kostnader vägs ju ofta upp i stora besparingar, men det gäller att samtliga förvaltningar också förstår och ser detta.

IT Kontoret, VON och VOF har haft möte med kommunrevisionen 17 juni.

Den 22-23 juni var terminalservermiljön helt nere på grund av stora problem. En översyn av miljön gjordes och det konstaterades att lastbalanseringen inte fungerade som den skulle. Detta har åtgärdats och sedan dess har miljön varit funktionell och stabil. Arbete med att införa den nya terminalservermiljön pågår för närvarande.

1-1 projektet har utvärderats och funnits hittills ha fallit väldigt väl ut. De elever som i år har slutat gymnasiet har generellt varit mycket nöjda med den höjning av kvalité en egen dator har betytt.

Arbete har påbörjats med att införa en ny pedagogisk domän samt planering av migrering till denna.

Administrativa datorer inom bildningsförvaltningen och Viadidakt har nu migrerats till den nya miljön.

KFT har haft fortsatta problem med de publika datorerna, även efter utbytet till nya. Det har beslutats att installera om dessa till Windows XP, då vi tror att en stor del av problematiken beror på kompatibilitetsproblem mellan Windows Vista, bibliotekets bokningsprogram Netloan samt Skanix Illusion (återställningsprogram för datorerna). Ominstallation har påbörjats under juni och slutförs i början av juli. Vi hoppas att detta till stor del löser de problem som varit med KTF:s datormiljö. En fullständig genomgång och omorganisation har också gjorts av nätverksmiljön (switchar etc) på Kulturhuset Ängeln.

Två nya system har installerats för Personalkontoret. Systemet Lisa, som kommer att hantera arbetsskador samt systemet Adato som kommer att hantera rehabilitering. Båda systemen har webbaserad klient med databas installerad hos IT Kontoret.

Vi har stött på problem vid uppgradering av parkprogrammet, Tekis Park, vilket har försenat uppgraderingen av systemet. Problemen är delvis lösta och en temporär miljö kommer att installeras troligen under juli. Problemet kommer att lösas permanent under nästa budgetår.

En ny server har installerats för att hantera larm på Gröna kulle. Installation av programvara för detta kommer att göras av företaget Pelco.

En tidigare sjukskriven personal har återkommit till arbetet på deltid. För närvarande ser det ut att fungera bra och vi hoppas på en återgång till heltid så småningom.

IT Kontoret ser en generell minskning av ärenden efter migreringen till den nya datormiljön. Väntetider för användarna förkortas också avsevärt, då det är möjligt (och enkelt) att fjärrstyra datorerna vilket betyder att många användare får hjälp redan vid första kontakten med Helpdesk.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer personalkontorets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Under juni och juli månad har det varit fokusering på rekrytering. Ny ekonomichef till kommunen har rekryterats. Emelie Geiborg, personalspecialist har sagt upp sin tjänst och därmed har arbetet med att rekrytera hennes ersättare påbörjats. Jonas Langborg, ny personalekonom, tillträdde sin tjänst den 28 juni.

I juni inleddes arbetet med löneprocessen, som i år är ny i ett försök att effektivisera den. Överläggningar med Vårdförbundet och SKTF genomfördes i juni.

Upphandling av pensionsadministration inleddes i juni månad. Nuvarande avtal, med KPA, löper ut till årsskiftet.

I KLF månadsrapport kan du som vanligt ta del av vad du och dina kollegor på kommunledningsförvaltningen åstadkommit den senaste tiden. Nedan följer administrativa kontorets månadsrapport för juni och juli 2010. Läs gärna mer i RunYourCompany där du även kan se övriga kontors månadsuppföljning.

Under juni och juli har kontoret präglats av semestrar. Löneenheten har klarat semesterperioden på ett bra sätt. Dock har lönerapporter för timanställda i vissa fall inte lämnats i tid till lönekontoret. Detta på grund av otydligt chefsansvar under semestrarna vilket vi ej har kunnat påverka. Vi beklagar de som drabbats.

Karolina Öjemalm, projektenheten

Projektenheten har passat på att ta ut mycket semester under sommarmånaderna för att kunna vara på plats när höstens aktiviteter startats. Vi har en ny medarbetare på projektenheten: Karolina Öjemalm, som vikarierar för Karin Nordén under hennes föräldraledighet under ett år. Vi har även avslutat rekryteringen av EU-samordnare, den 1 september kommer Catharina Marklund till oss.

Lots® processen

Förra veckan reflekterade Jenny över det första steget i en Lots® process. För att kort summera det hon tog upp, så handlar Ärendet om att hitta rätt fokus, att bli så konkret som möjligt med vad det är vi ska fatta beslut om, t ex hur vi ska planera nästa verksamhetsår på bästa sätt. För att skapa engagemang, lust och kreativitet är det värt att lägga ner tid på att formulera ett ärende, så att alla som ska delta i en Lots® process förstår uppgiften och samtidigt känner inspiration.

Nästa steg är delprocessen Vision. Visionen ska visa oss vägen när vi ska fatta beslut, som en fyr som lyser på den väg vi ska ta för att styra åt rätt håll. En tydlig Vision skapar också mening med det vi gör. I de olika processtegen ska alltid en processfråga besvaras. I Visionssteget är processfrågan:

Hur vill vi att det ska vara i vår värld?

Ett exempel på en vision är den om ett jämställt samhälle. Det jämställda samhället finns inte, men de flesta delar visionen om ett framtida jämställt samhälle. Om vi tydliggör visionen till: Ett jämställt Katrineholm så hjälper visionen oss att förstå meningen med det arbete som görs i våra verksamheter för att vi ska få syn på och åtgärda ojämställdhet.

Hur blir det intressant och inspirerande att ta reda på om pojkar och flickor får lika mycket resurser till fritidsaktiviteter, om flickor och pojkar får lika mycket tid och utrymme i skolan, om kvinnor och män får likvärdig bedömning inom äldre- och handikappomsorgen? Jo, för att en vision om ett jämställt Katrineholm skapar mening i ett sådant arbete. För att visionen ska klara av att vara meningsbärande så måste den vara välkänd och välförankrad, med andra ord måste vi veta att den finns och vi behöver förstå vad den betyder.

Det finns mycket att säga om det viktiga Lots® steget Vision. Det finns många tips på vad vi kan tänka på när vi ska ta fram en vision. Personligen tycker jag att följande är till stor hjälp för att involvera både hjärta och hjärna när vi ska formulera en vision. Det handlar om att vi ska fundera på vad vi längre fram i livet vill berätta för de yngre generationerna, barn, barnbarn och/eller andra, vad vi gjort och vad vi har brunnit och kämpat för – vad är det då vi vill säga? Vad skulle du vilja berätta?

Nästa vecka kommer Elin att reflektera över Lots® steget Värderingar, vilket är det steg i Lots® processen som vi kliver över till när Visionssteget är färdigt. Så håll utkik!

//Anna Johansson, Lots® coach

SKTF har i ett utskick sänt med tidsplan för kommunens lönerevision. I den framgår att lönerna för kommunledningsförvaltningen ska vara klara i september. Tyvärr klarar vi inte det. Anledningen är att vi vill på börja alla lönesamtal när överläggningarna är klara alla personalorganisationer (som organiserar KLF:s medarbetare). Dock räknar vi med att lönerevisionen kommer att vara klar så att den nya lönen kommer i oktober. Detta under förutsättning att allt går som planerat

Under hösten 2009 upphandlade Katrineholms kommun rekryteringstjänster. Proffice vann upphandlingen och det är dem vi ska anlita i första hand för hjälp vid rekryteringar. Även de rekryteringar som går via rekryteringsföretag ska annonseras på Offentliga jobb och på kommunens hemsida via Lotten Arklöf på Personalkontoret. Detta innebär att rekryterande chef måste se till att Lotten får annonsmanus för publicering även för tjänster där hela rekryteringen sköts av rekryteringsföretag.